Жеке көмекшісі, Оқу Академиясы

"Эйр Астана" АҚ
Еңбекпен толық қамтылу, Толық күн
Вакансия закрыта
Құрылған күні:

Берілген өтінім:
15

Қаралған саны:
280

   Конкурс туралы

МІНДЕТТЕР:

  • Департаменттегі құжат айналымын ұйымдастыру және жүргізу (бүкіл кіріс және шығыс корреспонденциясын тіркеу, бір жүйеге келтіру), қабылданған регламентке сәйкес, қажетті материалдарды басшыға немесе нақты орындаушыларға тарату.
  • Тікелей басшысы үшін қажетті құжаттар мен материалдарды дайындау.
  • Тікелей басшысының кездесулері мен келіссөздерінің жазбасын жүргізу.
  • Тікелей басшысының телефонмен сөйлесулерін және басқа да кездесулерін ұйымдастыру; ол болмаған кезде алынған барлық ақпаратты тіркеу, толық көлемде тікелей басшысының назарына жеткізу.
  • Тікелей басшысы өткізетін кеңестер үшін барлығын дайындау (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларға өткізілу уақыты, орны және күн тәртібі туралы хабарлау).
  • Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша хаттарды, сұранымдарды, басқа да құжаттарды құрастыру, хаттарға жауаптарды дайындау.
  • Тікелей басшысының тапсырмаларын орындау мерзімдерінің сақталуын бақылау.
  • Келушілердің қабылдануын ұйымдастыру, қызметкерлер өтініштерінің жедел қарастырылуына ықпалдасу.
  • Тікелей басшысының және департамент қызметкерлерінің сұранымдары бойынша барлық ішкі өтінімдерді ERP жүйесінде рәсімдеу. Өтінімдердің уақтылы өңделуін бақылау.
  • ERP жүйесіндегі ішкі өтінімдер бойынша келіп түскен барлық ақпаратты қалыптастыру.
  • Департаменттің шығыстар орталығы есебінен сатып алынған тауарлар мен қызметтердің ақысын төлеуге арналған барлық құжаттарды (PJF, CJF, шот-фактура, акт және т.с.с.), департаменттің корпоративтік картасының шығыстары бойынша есепті қаржы департаментіне уақтылы табыстау. Департамент қызметкерлерінің аванстық есептерді уақтылы тапсыруын бақылау.
  • Департамент басшысының және, қажет болған жағдайда, департамент қызметкерлерінің тапсырмаларын орындау үшін аға жүргізуші жұмысын ұйымдастыру және бақылау. Жүргізушінің күні бойғы жүктемесін жоспарлау және бақылау.
  • Басшының және, қажет болған жағдайда, департамент қызметкерлерінің іссапарларын ұйымдастыру (билеттерді, қонақ үйлерді брондау, визаларды, трансферді рәсімдеу, іссапарларға шығу үшін қажетті құжаттарды дайындау).
  • Департамент қызметкерлері үшін әуежай аумағына енуге рұқсат қағаздарын алу және жаңарту мақсатында ішкі қауіпсіздік қызметіне құжаттар топтамасын уақтылы ұсыну.
  • Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша ауызша және жазбаша аудармалар жасау.
  • Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша үлгілік шарттарды қарастыру және қол қою процесін ұйымдастыру және бақылау.
  • Басқа департаменттерге қажетті құжаттарды дайындау және уақтылы табыстау.
  • Істер номенклатурасының белгіленген рәсімдерін орындау және құжаттарды корпоративтік мұрағатқа тапсыру мерзімдерін сақтау.
  • Ай сайын бүкіл департамент қызметкерлерінің жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізу және персоналды басқару және әкімшілік мәселелер жөніндегі департаментке уақтылы табыстау.
  • Департамент бюджеті үшін қажетті барлық ақпаратты шоғырландыру.
  • Басшының және департамент қызметкерлерінің жұмысына қажетті кеңсе тауарларымен, шығыс материалдарымен және басқа да тауар-материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.
  • Департаменттің бейіні және қызмет ерекшелігі бойынша басқа да міндеттерді атқару.

ТАЛАПТАР:

  • Жоғарғы білім;
  • Қазақ, орыс, ағылшын тілдерін жоғары деңгейде білу.
  • Іскерлік жазу және сөйлеу дағдысы.
  • Кәсіпкерлікті ұйымдастыруды білу.
  • Ресми құжаттаманы жүйелеу және сақтауды білу.
  • Бастамашылдық, еңбекқорлық, зейінділік, жауапкершілік.
  • Жетілдірілген пайдаланушы деңгейінде ДК және кеңсе қосымшаларын білу.