МІНДЕТТЕР:
- Бөлімде құжат айналымын ұйымдастыру және жүргізу (барлық кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу, жүйелеу), қажетті материалдарды басшыға немесе нақты орындаушыларға, қабылданған нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жіберу.
- Тікелей басшыға қажетті құжаттар мен материалдарды дайындаңыз.
- Тікелей басшының телефонмен сөйлесулерін және басқа да кездесулерін ұйымдастыру; ол болмаған кезде алынған барлық ақпаратты тіркеуге, тікелей басшының назарына толық жеткізуге.
- Тікелей жетекші өткізетін жиналыстарға барлығын дайындау (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларды уақыт, орын және күн тәртібі туралы хабарлау)
- Тікелей басшының тапсырмасы бойынша хаттар, өтініштер, басқа да құжаттарды құрастыру, хаттарға жауаптар дайындау.
- Тікелей басшының нұсқауларын орындау мерзімдерінің сақталуын бақылау.
- Келушілерді қабылдауды ұйымдастыру, қызметкерлердің өтініштерін жедел қарауға көмектесу.
- Тікелей басшының және бөлім қызметкерлерінің сұраныстарына сәйкес BPS жүйесіндегі барлық ішкі өтінімдерді толтырыңыз. Өтініштердің уақтылы өңделуін қадағалау.
- Бөлімнің шығыс орталығының есебінен сатып алынған тауарлар мен қызметтерге ақы төлеуге арналған барлық құжаттарды (ПЖФ, КЖФ, шот-фактура, акт және т.б.) қаржы бөліміне уақтылы тапсыру, бөлімнің корпоративтік картасының шығыстары туралы есеп беру. Бөлім қызметкерлерінің алдын ала есептерді уақытылы тапсыруын қадағалау.
- Басшының және қажет болған жағдайда бөлім қызметкерлерінің іссапарларын ұйымдастыру (билеттерді, қонақүйлерді, трансферлерді брондау, іссапарларға қажетті құжаттарды дайындау).
- Бөлім қызметкерлеріне әуежай аумағына рұқсатты ұзарту және алу үшін құжаттар пакетін ішкі қауіпсіздік қызметіне уақтылы тапсыру.
- Тікелей жетекшінің атынан ауызша және жазбаша аудармаларды орындау.
- Тікелей басшының нұсқауы бойынша типтік шарттарды қарау және қол қою процесін ұйымдастыру және бақылау.
- Қажетті құжаттарды уақытында дайындап, басқа бөлімдерге тапсыру.
- Іс номенклатурасының белгіленген тәртібін және құжаттарды корпоративтік мұрағатқа тапсыру мерзімдерін сақтау.
- Бөлімнің барлық қызметкерлері үшін ай сайынғы жұмыс уақытының кестесін жүргізіп, Кадрлар және Әкімшілік департаментіне уақытылы тапсыру.
- Бөлім бюджеті үшін барлық қажетті ақпаратты біріктіру.
- Бөлім басшысы мен қызметкерлерінің жұмысына қажетті кеңсе тауарларымен, шығын материалдарымен және басқа да тауарлық-материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.
- Бөлім қызметінің бейіні мен ерекшеліктеріне сәйкес басқа да міндеттерді жүзеге асыру.
ТАЛАПТАР:
- Жоғары білім
- Орыс тілі – еркін, ағылшын тілі – орта, қазақ тілі – орта.
- Жазбаша және ауызша коммуникацияны меңгеру.
- Бизнесті ұйымдастыруды білу.
- Қызметтік құжаттаманы жүйелеу және сақтауды білу.
- Белсенділік, зейінділік, еңбекқорлық, уақытты тиімді пайдалану, оқуға және өсуге деген ұмтылыс
- Жетілдірілген пайдаланушы деңгейінде ДК және кеңсе қосымшаларын білу