МІНДЕТТЕР:
- Бөлімде құжат айналымын ұйымдастыру және жүргізу (барлық кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу, жүйелеу), қажетті материалдарды басшыға немесе нақты орындаушыларға, қабылданған нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жіберу.
- Тікелей басшыға қажетті құжаттар мен материалдарды дайындаңыз.
- Тікелей басшының кездесулері мен келіссөздерінің есебін жүргізіңіз.
- Тікелей басшының телефонмен сөйлесулерін және басқа да кездесулерін ұйымдастыру және өткізу; ол болмаған кезде алынған барлық ақпаратты тіркеуге, тікелей басшының назарына толық жеткізуге.
- Тікелей басшы өткізетін жиналыстарға барлығын дайындау (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларды уақыт, орын және күн тәртібі туралы хабарлау)
- Тікелей басшының атынан хаттар, өтініштер, басқа да құжаттарды құрастыру, хаттарға жауаптар дайындау.
- Тікелей басшының нұсқауларын орындау мерзімдерінің сақталуын бақылау.
- Келушілерді қабылдауды ұйымдастыру, қызметкерлердің өтініштерін жедел қарауға көмектесу.
- Тікелей басшының және бөлім қызметкерлерінің сұраныстарына сәйкес ішкі BPS жүйесіндегі барлық ішкі өтінімдерді толтырыңыз.
- Келіп түскен өтініштердің уақтылы өңделуін қадағалау.
- Бөлімнің шығыс орталығының есебінен сатып алынған тауарлар мен қызметтерге ақы төлеуге арналған барлық құжаттарды (ПЖФ, КЖФ, шот-фактура, акт және т.б.) қаржы бөліміне уақтылы тапсыру, бөлімнің корпоративтік картасының шығыстары туралы есеп беру. Бөлім қызметкерлерінің аванстық есептерді уақытылы тапсыруын қадағалау.
- Басшыға және қажет болған жағдайда бөлім қызметкерлерінің іссапарларын ұйымдастыру (билеттерді, қонақ үйлерді, визаларды, трансферттерді броньдау, іссапарларға қажетті құжаттарды дайындау).
- Бөлім қызметкерлеріне әуежайға жолдама алу және ұзарту үшін ішкі қауіпсіздік қызметіне құжаттар пакетін уақтылы тапсыру.
- Тікелей басшының атынан ауызша және жазбаша аудармаларды, соның ішінде қажет болған жағдайда ілеспе аударманы орындау.
- Іс номенклатурасының белгіленген тәртібін және құжаттарды корпоративтік мұрағатқа тапсыру мерзімдерін сақтау.
- Бүкіл бөлім қызметкерлерінің ай сайынғы жұмыс уақытының кестесін жүргізіп, кадр және әкімшілік жұмыс бөліміне уақтылы тапсыру.
- Бөлім бюджеті үшін барлық қажетті ақпаратты біріктіру.
- Бөлім басшысы мен қызметкерлерінің жұмысына қажетті кеңсе тауарларымен, шығын материалдарымен және басқа да тауарлық-материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.
ТАЛАПТАР:
- Жоғарғы білім;
- Қазақ, орыс, ағылшын тілдерін жоғары деңгейде білу.
- Іскерлік жазу және сөйлеу дағдысы.
- Кәсіпкерлікті ұйымдастыруды білу.
- Ресми құжаттаманы жүйелеу және сақтауды білу.
- Бастамашылдық, еңбекқорлық, зейінділік, жауапкершілік.
- Жетілдірілген пайдаланушы деңгейінде ПК және кеңсе қосымшаларын білу (MS Word, Excel, Power Point).