Обязанности:

• принимать, обрабатывать и осуществлять регистрацию входящей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, полученных посредством электронной почты и факса в режиме электронного документооборота (в том числе обращения граждан);
• принимать, обрабатывать и осуществлять регистрацию в системе электронного документооборота, оформлять исходящую корреспонденцию на отправку курьерскими службами;
• обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению (прием, регистрацию, учет, поиск, отправку документов, оперативное распределение их в структурные подразделения Общества);
• обеспечивать своевременную регистрацию в системе электронного документооборота обращений граждан;
• регулировать ход исполнения документов, содержащих поручения руководства, осуществлять мониторинг исполнения документов в установленные сроки;
• осуществлять методическое руководство по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Общества и вносить предложения по улучшению работы;
• принимать участие в работе по совершенствованию системы электронного документооборота, а также принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами;
• разрабатывать совместно с соответствующими структурными подразделениями мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в рамках компетенции Департамента;
• участвовать в разработке, внедрении, актуализации бланков, печатей и штампов Общества;
• вести учет объема документооборота, по необходимости готовить отчеты о состоянии делопроизводства и документооборота в Обществе;
• приводить ВНД в соответствие с требованиями Правил управления ВНД;
• размещать ВНД в форматах pdf и word в СЭД для принятия в работу работниками Общества, проводить ознакомление работников с ВНД;

формировать, корректировать, осуществлять контроль, предоставлять информацию по исполнению бюджета по курируемым Департаментом статьям

Требования:

Высшее профессиональное образование (гуманитарное)
Стаж практической работы в области документационного обеспечения и архивного дела не менее пяти лет.

Знания законодательства РК в сфере управления документацией и архивного делопроизводства.

- Знания законодательства РК по работе с обращениями физических и юридических лиц.

- Знания по разработке номенклатуры дел и определению сроков хранения документов.

- Умение быстро собирать, анализировать и структурировать полученную информацию.

- Навыки работы с системой электронного документооборота (ИС «Kazdoc»).

- Навыки работы с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования» и «Конфиденциально».

-  Навыки работы с документами, поступившими от государственных органов.

- Навыки работы с документами, законченными делопроизводством.

- Опыт разработки политик и процедур организации делопроизводства компании, организационно-распорядительных документов, в том числе архивного делопроизводства.

- Опыт проведения экспертизы ценности документов.

- Навыки мониторинга соблюдения внутренних стандартов и законодательства РК в сфере управления документацией и архивного дела.

- Навыки мониторинга и контроля исполнения документов и поручений работниками в установленные сроки.

- Навыки ведения деловой переписки.

Необходимые навыки

• Знание законадательства в области делопроизводства
• Делопроизводство
• Электронный документооборот
• Ведение архива