В АО НК «КазМунайГаз» требуется Ведущий специалист управления документационного обеспечения (аутстаффинг) (на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком).

Требования:

Образование:

• Высшее гуманитарное / техническое / экономическое / юридическое;
• Наличие степени магистра по соответствующему профилю должности/ экономике/ финансам/ МВА/ другое (желательно).

Опыт работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности:

• Не менее 4 лет в области документационного обеспечения управления.

Опыт работы в соответствующем профилю организации виде экономической деятельности (предпочтительно в КМГ и/или аффилиированных организациях):

• Не менее 2 лет.

Требования к знанию государственного и/или английского языков (указать уровень владения, например, В1 (каз.), Advanced (англ.) и т.д.:

• Уровень владения казахским и английским языком В1 (разговорный и письменный казахский);
• Intermediate (английский).

Знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• Законы Республики Казахстан "О национальном архивном фонде и архивах", "О языках в Республике Казахстан", Административный процедурно-процессуальный кодекс Республики Казахстан, СТРК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; нормативные акты, касающиеся работы с документами ограниченного распространения с грифом "ДСП", Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях; Регламент по делопроизводству в группе компаний АО НК "КазМунайГаз", Рабочая инструкция по учету, использованию, хранению и уничтожению печатей, штампов и опечатывающих устройств в АО НК «КазМунайГаз», знания в области информационной безопасности.

Навыки, необходимые для исполнения обязанностей:

• Систематизация, учет и ведение документации с использованием современных технологий, средств вычислительной техники, коммуникации и связи; ведение делопроизводства; владение деловым стилем изложения документов; работа в команде; устная и письменная коммуникация; работа с методическими и другими документами; организация документирования и ведения архивного дела.

Функциональные обязанности на данной должности:

• Осуществляет прием, первичную обработку и сканирование корреспонденции, поступившей в КМГ почтовой связью или нарочно, ведет базу данных поступивших оригиналов документов; осуществляет получение по доверенности посылок, бандеролей и заказных писем, которые адресованы председателю Правления КМГ; составляет и подписывает в установленном порядке акты обнаружения нарушения целостности, некомплектности, повреждения документов, несоответствия номеров на конверте номерам вложенных документов и иных несоответствий; обеспечивает возврат или направление по адресу ошибочно поступившей в КМГ корреспонденции;
• Осуществляет мониторинг поступающей корреспонденции на корпоративный электронный адрес КМГ, предварительную проверку писем и документов, запрашивает при необходимости недостающую информацию, направляет регистрируемые документы в СЭД для регистрации и перенаправляет нерегистрируемые документы соответствующим руководителям или исполнителям;
• Осуществляет передачу нерегистрируемых оригиналов или копий документов, конвертов с надписью «лично в руки», электронных носителей информации и других материалов руководящим работникам КМГ, делопроизводителям, секретарям-референтам приемных или соответствующим лицам, ведет реестры выдачи документов по каждому руководящему работнику и структурному подразделению;
• Формирует дела из оригиналов входящих документов в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их в установленном порядке в конце года и передает на хранение в архив; по запросам работников КМГ осуществляет выдачу в установленном порядке оригиналов входящих документов и/или приложений к ним, поступивших в текущем году;
• В рамках своей компетенции осуществляет консультирование работников КМГ, а также представителей организаций почтовой связи или сторонних организаций, физических лиц по вопросам приема или отправки корреспонденции КМГ;
• Выполняет функции делопроизводителя Управления, предусмотренные Регламентом по делопроизводству в группе компаний КМГ;
• В рамках своей компетенции вносит предложения по совершенствованию процессов, связанных с документированием и управлением документацией; выполняет иные поручения начальника Управления, главного специалиста; взаимодействует с ЧУ «Samruk Business Academy» по вопросам трудовых отношений.

Необходимые навыки

• сбор, систематизация и анализ информации;

Необходимые степени образования

• Бакалавр