ОБЯЗАННОСТИ:
- Организовывать и вести документооборот в департаменте (регистрировать, систематизировать всю входящую и исходящую корреспонденцию), рассылать необходимые материалы руководителю или конкретным исполнителям, согласно принятому регламенту.
- Подготавливать необходимые документы и материалы для непосредственного руководителя.
- Организовывать проведение телефонных переговоров и других встреч непосредственного руководителя; регистрировать в его отсутствие всю полученную информацию, доводить до сведения непосредственного руководителя в полном объеме.
- Подготавливать все для совещаний, проводимых непосредственным руководителем, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня)
- Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на письма по поручению непосредственного руководителя.
- Осуществлять контроль над соблюдением сроков выполнения поручений непосредственного руководителя.
- Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб сотрудников.
- Оформлять все внутренние заявки в системе BPS согласно запросам непосредственного руководителя и сотрудников департамента. Контролировать своевременную обработку заявок.
- Своевременно передавать в финансовый департамент все документы на оплату товаров и услуг (PJF, CJF, счёт-фактура, акт и пр.), приобретенных за счет центра затрат департамента, отчет по расходам корпоративной карты департамента. Контролировать своевременность сдачи авансовых отчетов сотрудниками департамента.
- Организовать командировки руководителя и, при необходимости, сотрудников департамента (бронирование билетов, гостиниц, трансфер, подготовка необходимых документов для командирования).
- Своевременно подавать пакет документов в службу внутренней безопасности для обновления и получения пропусков на территорию аэропорта для сотрудников департамента.
- Осуществлять устные и письменные переводы по поручению непосредственного руководителя.
- Организовать и контролировать процесс рассмотрения и подписания типовых договоров по заданию непосредственного руководителя.
- Подготавливать и передавать cвоевременно необходимые документы в другие департаменты.
- Следовать установленным процедурам номенклатуры дел и срокам сдачи документов в корпоративный архив.
- Вести ежемесячный табель учета рабочего времени сотрудников всего департамента и своевременно передавать в департамент по управлению персоналом и административным вопросам.
- Консолидировать всю необходимую информацию для бюджета департамента.
- Организовать обеспечение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы руководителя и сотрудников департамента.
- Выполнять другие обязанности по профилю и специфике деятельности департамента.
ТРЕБОВАНИЯ:
- Высшее образование
- Русский – свободный, английский – средний, казахский – средний.
- Владение деловой письменной и устной речью.
- Знание организации делопроизводства.
- Знание систематизации и хранения служебной документации.
- Активность, внимательность, исполнительность, тайм-менеджмент, желание учиться и расти
- Владение ПК и офисными приложениями на уровне опытного пользователя.