Обязанности:

• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• осуществляет контроль над сроками исполнения документов, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись и их правильным оформлением, обеспечивает качественное их редактирование;
• обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
  • осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителя;
• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• осуществляет контроль за исполнением работниками Товарищества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
• организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном копировальном аппарате;
• организует внедрение систем ведения документации;
• разрабатывает и актуализирует внутренние нормативны документы по ведению делопроизводства в Товариществе и организует их внедрение;
• оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел структурных подразделений Товарищества. Составляет сводную номенклатуру дел Товарищества, обеспечивает согласование и утверждение государственным архивом. Проверяет правильность формирования и оформления дел в Товариществе и обеспечивает их своевременную сдачу в архив;
• обеспечивает защиту доверенных сведений, составляющих служебную, коммерческую тайну Товарищества, персональных данных работников;
• соблюдение требований по комплаенс-контролю за операциями, осуществляемыми Товариществом в процессе осуществления закупочной деятельности, а также законодательства Республики Казахстан по борьбе с коррупцией и мошенничеством;
• соблюдение требований Кодекса корпоративной этики, Правил трудового распорядка и иных актов Товарищества, требований по безопасности и охране труда, пожарной безопасности и производственной санитарии на рабочем месте.

Требования:

• Образование: высшее/послевузовское экономическое/математическое - предпочтительно
• Опыт работы: стаж работы на позициях, требующих навыков коммуникации, планирования встреч, работы с документацией, ведения официальной переписки не менее 2-х лет.

• Знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• • знание нормативно-правовых актов, методических и других материалов, касающихся осуществления деятельности ТОО организации ведения делопроизводства и документооборота;
  • знание архивного дела;
  • знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • знание составления деловых писем, в том числе с использованием типовых форм;
  • знание основ организации труда, правил и норм охраны труда;
  • знания в области этики и эстетики, правил делового общения, соблюдения делового этикета;
  • знание основ административного права и законодательства о труде Республики Казахстан;
  • навыки планирования и организации встреч;
  • навыки протоколирования;
  • навыки мониторинга исполнения поручений;
  • навыки сбора и первичной обработки информации;
  • навыки работы с презентациями (составление);
  • навыки систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
  • навыки ведения электронного документооборота;
  • навыки бронирования проживания и проезда;
  • хорошие коммуникативные навыки;
  • навыки пользования приемно-переговорными устройствами.
• Свободное владение русским языком, казахским языком и желательно знание английского языка.

• Опытный пользователь ПК, офисной оргтехники, офисных приложений (MS Office, Adobe Reader и т.д.), Интернет. 1С Документооборот, Документолог, DOC24 (желательно)