Обязанности:

- Организация встреч первого заместителя Генерального директора, организация проведения телефонных переговоров первого заместителя Генерального директора, запись в его отсутствие полученную информацию и доведение до его сведения содержание;
- Обеспечение рабочего места первого заместителя Генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие его эффективной работе;
-По поручению первого заместителя Генерального директора подготавливает информацию, справки, рефераты и доклады по отдельным оперативным и перспективным вопросам деятельности организации и в случае необходимости привлекает для этих целей соответствующий аппарат управления;
- По поручению первого заместителя Генерального директора принимает участие в подготовке и проведении созываемых администрацией совещаний и организует их обслуживание;
-Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых непосредственным начальником, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, и т. д.), при необходимости ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- Оформление необходимых заявок и служебных записок для организации служебных командировок первого заместителя Генерального директора;
- Приобретение авиабилетов, бронирование гостиниц, организация встреч и проводов в аэропорты или другие пункты выбытия и прибытия командированного персонала Товарищества;
- Регистрация входящих писем с государственными органами в СЭДО, отправка исходящих писем, хранение оригиналов документов по переписке с потребителями;
- Составление приказов о командировании сотрудников на основании служебных записок, поступивших в СЭДО, оформление командировочных удостоверений;

Требования:

Административный ассистент должен знать:

- нормативные правовые акты, предусмотренные перечнем ЗПНД в области персонала;

- Типовые правила документирования Республики Казахстан;

- Структуру и руководящий состав организации и ее подразделении;

- Профиль, специализацию и перспективы развития Товарищества, цели Товарищества на текущий год;

- Основы работы с программой «1С ERP»;

- Организация делопроизводства;

- Методы оформления и обработки документов;

- Архивное дело;

- Правила использования приема-переговорными устройствами, оргтехникой;

- Инструкция, положения Товарищества, иные нормативные документы по ведению делопроизводства и стандарты Товарищества по управлению документами;

- Политику в области интегрированной системы менеджмента;

- Коллективный договор;

- Действующие на Товариществе политики, положения, инструкции, правила, процедуры и бизнес-процессы, связанные со спецификой работы административного ассистента;

- Правила составления и печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- Основы этики и эстетики, правила делового общения;

- Правила эксплуатации вычислительной техники;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Требования по ИСМ;

- Настоящую должностную инструкцию;

- Действия при аварийных ситуациях;

- Правила техники безопасности и охраны труда, охраны окружающей среды и меры противопожарной безопасности.

Условия:

5- дневная рабочая неделя, с 08:00 до 17:00

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Колледж