Жеке көмекшісі

МІНДЕТТЕР:

• Бөлімде құжат айналымын ұйымдастыру және жүргізу (барлық кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу, жүйелеу), қажетті материалдарды басшыға немесе нақты орындаушыларға, қабылданған нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жіберу.
• Тікелей басшыға қажетті құжаттар мен материалдарды дайындаңыз.
• Тікелей басшының кездесулері мен келіссөздерінің есебін жүргізіңіз.
• Тікелей басшының телефонмен сөйлесулерін және басқа да кездесулерін ұйымдастыру және өткізу; ол болмаған кезде алынған барлық ақпаратты тіркеуге, тікелей басшының назарына толық жеткізуге.
• Тікелей басшы өткізетін жиналыстарға барлығын дайындау (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларды уақыт, орын және күн тәртібі туралы хабарлау)
• Тікелей басшының атынан хаттар, өтініштер, басқа да құжаттарды құрастыру, хаттарға жауаптар дайындау.
• Тікелей басшының нұсқауларын орындау мерзімдерінің сақталуын бақылау.
• Келушілерді қабылдауды ұйымдастыру, қызметкерлердің өтініштерін жедел қарауға көмектесу.
• Тікелей басшының және бөлім қызметкерлерінің сұраныстарына сәйкес ішкі BPS жүйесіндегі барлық ішкі өтінімдерді толтырыңыз.
• Келіп түскен өтініштердің уақтылы өңделуін қадағалау.
• Бөлімнің шығыс орталығының есебінен сатып алынған тауарлар мен қызметтерге ақы төлеуге арналған барлық құжаттарды (ПЖФ, КЖФ, шот-фактура, акт және т.б.) қаржы бөліміне уақтылы тапсыру, бөлімнің корпоративтік картасының шығыстары туралы есеп беру. Бөлім қызметкерлерінің аванстық есептерді уақытылы тапсыруын қадағалау.
• Басшыға және қажет болған жағдайда бөлім қызметкерлерінің іссапарларын ұйымдастыру (билеттерді, қонақ үйлерді, визаларды, трансферттерді броньдау, іссапарларға қажетті құжаттарды дайындау).
• Бөлім қызметкерлеріне әуежайға жолдама алу және ұзарту үшін ішкі қауіпсіздік қызметіне құжаттар пакетін уақтылы тапсыру.
• Тікелей басшының атынан ауызша және жазбаша аудармаларды, соның ішінде қажет болған жағдайда ілеспе аударманы орындау.
• Іс номенклатурасының белгіленген тәртібін және құжаттарды корпоративтік мұрағатқа тапсыру мерзімдерін сақтау.
• Бүкіл бөлім қызметкерлерінің ай сайынғы жұмыс уақытының кестесін жүргізіп, кадр және әкімшілік жұмыс бөліміне уақтылы тапсыру.
• Бөлім бюджеті үшін барлық қажетті ақпаратты біріктіру.
• Бөлім басшысы мен қызметкерлерінің жұмысына қажетті кеңсе тауарларымен, шығын материалдарымен және басқа да тауарлық-материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.

ТАЛАПТАР:

• Жоғары білім, мүмкіндігінше қаржы саласында;
• Бұрынғы жұмыс тәжірибесі кемінде 3 жыл (басқарушының жеке көмекшісі ретінде);
• Қазақ, орыс, ағылшын тілдерін жоғары деңгейде білу;
• Синхронды аударма тәжірибесі (тек аударма ғана емес);
• Жазбаша және ауызша іскерлік қарым-қатынасты білу;
• Кеңсе жұмысын ұйымдастыруды білу;
• Ресми құжаттаманы жүйелеу мен сақтауды білу;
• Бастамашылдық, еңбекқорлық, зейінділік, жауапкершілік;
• Жетілдірілген пайдаланушы деңгейінде ДК және офистік қосымшаларды (MS Word, Excel, Power Point) жақсы меңгерген.