Обязанности:

• 1 Производственные обязанности

  Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

  Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

  Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

  Контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Филиала, взятых на контроль.

  Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает

  их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

  Ежемесячно готовит отчет по входящей и исходящей корреспонденции, а также по изданным приказам и распоряжениям, согласно установленной формы.

  Соблюдает рабочую инструкцию по использованию системы контроля доступа Филиала.

  При введении карантинного режима соблюдать требования санитарно-противоэпидемических и санитарно-профилактических мероприятий (Приказы, Распоряжения, планы мероприятий и др. Компании и Филиала);

  При переводе на дистанционную форму работы соблюдать требования Рабочей инструкции по дистанционной работе в удаленном режиме для работников Филиала (РИ-1-2020) а также Приказы и Распоряжения Компании и Филиала.

  Обязанности в системе управления охраной труда и охраны окружающей среды

  Внедрять в деятельность отдела требований системы менеджмента охраны здоровья, обеспечения безопасности труда и охраны окружающей среды Компании;

   Повышать уровень знаний по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и охраны труда;

  Осуществлятьконтроль за состоянием безопасности, охраны труда и охраны окружающей среды на рабочем месте(соблюдение требований, установленных правилами, инструкциями по безопасности охране труда и пожарной безопасности при выполнении работ);

  Соблюдать  технику безопасности  и охраны труда  в отделе;   

  Соблюдение установленной на Филиале учетной и отчетной документации системы менеджмента охраны здоровья, обеспечения безопасности труда и охраны окружающей среды для отдела.

  Обязанности по организации и управлению деятельностью

  Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Филиала.

  Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и тому подобное), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

  Организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует   оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  Участвует в разработке и обеспечении реализации корректирующих (предупреждающих) действий по выявленным недостаткам в работе в ходе обычного выполнения работ, по результатам оценки результативности подконтрольных процессов, а также по результатам внутренних и внешних аудитов деятельности.

  Организация работы по электронному документообороту на базе программы СЭД ED.Осуществление контроля за сроками исполнения всех входящих документов согласно сроков установленных руководством Филиала.

Требования:

• Квалификация специалиста ОСМиАВ должна соответствовать следующим требованиям:

   Образование высшее по соответствующей специальности (квалификации) и стаж работы не менее 2-х лет.

  Профессиональные навыки и знания.

  Специалист ОСМиАВ должен знать и в своей деятельности руководствоваться в объеме выполняемых работ следующими  документами:

  • Конституцией Республики Казахстан;
  • Трудовым кодексом Республики Казахстан;
  • Законы Республики Казахстан «О газе и газоснабжении», и иными нормативными правовыми актами РК;
  • Требованиями международных стандартов ISO 9001,OHSAS 18001, ISO 14001, ISO31000;

  ISO 50001;

  • Санитарно – эпидемиологическими требованиями к организации и проведению санитарно- противоэпидемических, санитарно – профилактических мероприятий по предупреждению возникновения угрозы распространения коронавирусной инфекции;

  - Моделью совершенства EFQM (основные элементы совершенства);

  • Политиками и целями в области качества, охраны здоровья и безопасности труда, охраны

  окружающей среды, энергоменеджмента и управления рисками;

  • Внутренней регламентирующей документацией ИСМ (Руководством по интегрированной

  системе менеджмента, картами процессов, документированными процедурами и д.р.);

  • Правилами и нормами охраны труда, противопожарной безопасности и производственной

  санитарии, внутренними инструкциями по охране труда;

  • Настоящей должностной инструкцией.

            2.2.2 Специалист ОСМиАВ должен обладать следующими практическими навыками в объеме выполняемых работ:

  • законодательные и иные нормативные правовые акты Республики Казахстан;
  • методические и другие материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав Филиала и структурных подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов, архивное дело, машинопись, правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

   

  • основы этики и эстетики, правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;

            - работы со средствами организационной техники;

  • использованияи применения офисного пакета программ (Microsoft Outlook, СЭД EаsyDocs) иных современных технических средств коммуникации и связи;
  • меры по недопущению возникновения и распространения коронавирусной инфекции;
  • государственный язык.

Условия:

• 5 дневная рабочая неделя