Кеңсе маманы Компанияның барлық құрылымдық бөлімшелерінде құжаттардың өмірлік циклін кешенді басқаруды бақылайды. Бұл негізгі рөл ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеудің тиімді әрі талаптарға сай тәжірибесін қамтамасыз ету үшін Documentolog электрондық құжаттарды бақылау жүйесін пайдалана отырып, ұйымдық құжаттарды басқаруды, сақтауды, олардың сақталуын қамтамасыз етуді және архивтеуді қамтиды.

Міндеттері:

• Құжаттарды басқару және бақылау:
  Компанияда құжаттардың өмірлік циклін басқару үшін Documentolog жүйесін пайдалануды бақылау, оның ішінде құжаттарды жасау, алу, өңдеу және жою. Құқықтық және нормативтік талаптарға сәйкестікті қамтамасыз ету мақсатында құжаттарды бақылау саясаттары мен рәсімдерін енгізу және олардың сақталуын қамтамасыз ету.
• Кеңсе және архив жұмысын басқару:
  Кеңсе процестерін басқару, кіріс және шығыс құжаттарды дәл есепке алу, бөлу және сақтау. Барлық құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды архивтеу процесін қадағалау, физикалық және/немесе электрондық құжаттардың сенімді сақталуын және ыңғайлы іздестірілуін қамтамасыз ету.
• Талаптарға сәйкестік және процестерді жетілдіру:
  Құжаттарды басқару тәжірибесін түрлі нормативтік құжаттардың барлық талаптарына сәйкестігін қамтамасыз ету үшін мониторинг жасау. Тиімділікті, қауіпсіздікті және талаптарға сәйкестікті арттыру мақсатында құжаттарды басқару жүйелерін тұрақты түрде талдау және жетілдіру бойынша ұсыныстар беру.
• Оқыту және қолдау:
  Барлық бөлімшелер қызметкерлері үшін Documentolog жүйесін пайдалану және құжаттарды басқарудың озық тәжірибелері бойынша оқыту бағдарламаларын әзірлеу және өткізу. Құжаттарды басқару мәселелері бойынша негізгі байланыс тұлғасы болу, қызметкерлерге кеңес пен көмек көрсету.
• Есептілік және аудит: Құжаттарды басқару қызметінің жай-күйі мен жүйенің тиімділігі туралы тұрақты есептер дайындау. Қажетті құжаттарды ұсыну және аудит процесін қолдау арқылы ішкі және сыртқы аудиттерге жәрдемдесу.
• СЭҚ (СЭД) сатып алу, курьерлік қызметтерді сатып алу бойынша шарттарды әкімшілендіру
• Негізгі қызмет бойынша бұйрықтарды әкімшілендіру
• Қызметкерлерді лауазымдық нұсқаулықтармен, Компанияның ішкі нормативтік құжаттарымен таныстыру
• «ДСП» белгісі бар хаттармен жұмыс

Талаптар:

• Білімі: Іскерлік әкімшілендіру, ақпаратты басқару немесе сабақтас сала бойынша бакалавр дәрежесі.
• Кәсіби тәжірибе: Құжаттарды бақылау немесе жазбаларды басқару саласында кемінде 3 жыл жұмыс тәжірибесі, реттелетін ортада құжаттарды бақылау жүйелерімен жұмыс істеу бойынша елеулі тәжірибе.
• Сертификаттар:Құжаттарды басқару немесе сабақтас сала бойынша кәсіби сертификаттың болуы құпталады.

Қажетті құзыреттер:

• Documentolog немесе ұқсас электрондық құжат айналымы жүйелерін жетік меңгеру.
• Көлемді және әртүрлі ұйымдық құжаттармен жұмыс істеу кезінде жоғары ұқыптылық пен мұқияттылық.
• Ұйымның барлық деңгейлерінде тиімді өзара әрекеттесу үшін тамаша коммуникациялық дағдылар.
• Көптеген міндеттер мен күрделі құжат айналымы жүйелерін басқаруға арналған мықты ұйымдастырушылық қабілеттер.
• Құжаттарды бақылауға байланысты нормативтік және құқықтық мәселелерді терең түсіну.