Квалификационные требования на

Специалиста системы управления документами отдела проектирования ДСП ТОО «КазГПЗ» (Внимание! Вакансия временная, до ввода в эксплуатацию газоперерабатывающего завода в городе Жанаозен).

 Уровень образования: высшее образование по соответствующей специальности

Профиль образования: техническое / экономическое

 Опыт работы: не менее 2-х лет по специальностям или на аналогичных должностях, связанным с управлением документацией, документооборотом, проектной деятельностью или управлением проектами.

 Знания и навыки, необходимые для исполнения обязанностей:

Обязательные:

• законодательные и нормативные акты РК в области делопроизводства, проектирования, строительства, охраны труда, экологии;
• знание делопроизводства, управления документацией в строительных/проектных организациях;
• знание основ проектной и исполнительной документации;
• владение международными стандартами ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001;
• опыт работы с электронными системами документооборота;
• уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), навык деловой переписки;
• знание английского языка (уровень не ниже Pre-Intermediate приветствуется);
• способность анализировать, систематизировать и сопровождать сложную документацию.

 Корпоративные компетенции:

• высокая дисциплинированность и внимание к деталям;
• умение работать в сжатые сроки и в условиях проектной среды;
• приверженность стандартам безопасности и корпоративной культуре;
• ориентация на результат и командную работу.

 Должностные обязанности:

 организовывать, контролировать и учитывать все документы проекта, включая чертежи, спецификации, отчеты и другие проектные материалы.

• обеспечивать эффективное взаимодействие между Заказчиком, подрядчиками и другими заинтересованными сторонами по вопросам документации.
• вести и обновлять систему документооборота проекта, обеспечивая своевременное и правильное распределение документов среди участников проекта.
• контролировать процесс изменения и утверждения проектной документации, включая корректировки, обновления и ревизии.
• следить за сроками предоставления и согласования документации.
• обеспечивать актуальность и доступность версий документации для всех заинтересованных сторон.
• подготавливать регулярные отчеты для руководства по состоянию документации, срокам исполнения и статусу проектных документов.
• обеспечивать правильное хранение всей документации проекта, включая электронные и бумажные версии, в соответствии с внутренними стандартами и требованиями законодательства.
• формировать архивы и вести учет документов в соответствии с установленными сроками хранения.
• проверять проектную и исполнительную документацию на соответствие внутренним требованиям Заказчика и установленным стандартам.
• контролировать правильность оформления и регистрации входящих и исходящих документов.
• участвовать в совещаниях по проекту, предоставлять актуальную информацию по вопросам документооборота.
• координировать процессы, связанные с документами, обеспечивая надежное и эффективное взаимодействие между участниками проекта.
• проверять качество полученной документации на соответствие внутренним нормативным требованиям и в случае несоответствий принимать корректирующие меры.

Қажетті білім дәрежесі

• Бакалавр
• Маман
• Магистр

Міндетті түрде тілдерді білу

• Қазақ тілі (Озат)
• Орыс тілі (Озат)