Должностные обязанности:
В соответствии с внутренними нормативными документами ТОО «KAP Logistics» в области документирования и управления документацией:• Осуществлять контроль оценки результатов работ исполнителей контрольных писем, обучения и коррекции ошибок;• Осуществлять контроль за ведением делопроизводства ТОО «KAP Logistics» (в том числе в электронном документообороте); • Осуществлять контроль за правильностью оформления входящей и исходящей корреспонденции. обработкой договоров (регистрация в журнал, парафирование, сканирование и рассылка, внесение в систему электронного документооборота);• Осуществлять контроль за обработкой договоров (регистрация в журнал, парафирование, сканирование и рассылка и внесение в систему электронного документооборота);• Осуществлять контроль за обработкой приказов по основной деятельности (регистрация в журнал, парафирование, сканирование, рассылка и внесение в систему электронного документооборота);• Обеспечение выполнения иных поручений руководства ТОО «KAP Logistics».В соответствии с внутренними нормативными документами ТОО «KAP Logistics» в области бизнес администрирования согласно стандартам, ISO 9001:• Осуществляет контроль своевременного оформления документов в «дела» для передачи в архив (составление описи, нумерация всех томов «дела» в том числе договоры, приказы, распоряжения, доверенности и т.д.);• Осуществляет контроль за проверкой правильности формирования и оформления документов структурных подразделений центрального аппарата ТОО «KAP Logistics» при их передаче в архив;• Осуществляет контроль за формированием и оформлением дел структурных подразделений ТОО «KAP Logistics»;• Принимает участие в разработке номенклатуры дел ТОО «KAP Logistics»;• Проводит анализ по объемам документооборота;• Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел во всех структурных подразделениях центрального аппарата ТОО «KAP Logistics», согласно утвержденной номенклатуре;• Проверяет правильность формирования и оформления документов структурных подразделений центрального аппарата ТОО «KAP Logistics» при их передаче в архив.В целях обеспечения работников соответствующими бытовыми условиями труда:• Контроль осуществления организационно-информационное взаимодействие (по вопросам организации работы офиса/зданий, отнесенным к их компетенции);• Осуществлять контроль за сохранностью имущества компании и материальных ценностей;• Руководить соответствующим оформлением офисных помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием предприятия) внутри помещений и на зданиях компании;• Контроль/Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях компании и на прилегающей к ним и зданию территории;• Контроль осуществления закупа услуг по уборке помещений Товарищества, включая филиалы.В соответствии с Планом мероприятий (корпоративных/праздничных) ТОО «KAP Logistics»:• Планирование, согласование, осуществление и контроль мероприятий (праздничных, корпоративных);• Осуществлять контроль оценки эффективности мероприятий, поиск путей их совершенствования;• Осуществлять контроль разработки и реализация концепций, идей и сценариев мероприятий, соответствующих поставленным целям, посредством тесного сотрудничества с Event- и PR-агентствами;• Осуществляет контроль по построению отношений с другими подразделениями Товарищества, участие в профессиональных клубах, общих встречах, церемониях и т.д.;• Осуществлять контроль разработки концепции и плана корпоративных (праздничных) мероприятий, специальных поездок руководства ТОО «KAP Logistics»; • Планирование и организация различных по масштабам корпоративных (праздничных) мероприятий;• Осуществляет контроль по поиску наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания организаций корпоративных (праздничных) мероприятий, оказывающих услуги по развлечению и обслуживанию работников ТОО «KAP Logistics» (предоставление необходимого оборудования для проведения конференций и семинаров, культурно-экскурсионное обслуживание, транспортные услуги, концертные программы и т.д.).• Осуществлять контроль по подготовке аналитических и справочных материалов, презентаций для корпоративных (праздничных) мероприятий;• Осуществлять контроль по предоставлению руководству отчета о проделанной работе за отчетный период по корпоративным (праздничных) мероприятий.В соответствии с требованиями внутренних нормативных документов ТОО «KAP Logistics» в области документирования и управления документацией информирует работников о процедурах управления документами, консолидирует данные для составления отчета, справок, сводок по документообороту, по результатам контроля за исполнением поручений, предоставляет отчетность.В соответствии с внутренними документами ТОО «KAP Logistics», в пределах своей компетенции (на почтовые услуги (курьерские), командировочные расходы (по бронированию и продаже авиа и железнодорожных билетов): • Контроль планирования потребности для включения в план закупок ТРУ Товарищества;• Контроль по составлению технической спецификации по закупаемым Услугам;• Подготавливает соответствующую документацию для проведения тендеров и ценовых предложений по закупу Услуг;• Контроль заключения и осуществления управления договорами по Услуге.В соответствии с внутренними документами ТОО «KAP Logistics», в пределах своей компетенции:• Формирует заявки на оплату;• Формирует плановые данные для Платежного Календаря.Исполняет следующие роли:• Заявитель заявки на закупку в услугах;• Заявитель заявки на закупку по услугам;• Заявитель потребности на услуги;• Ответственный за исполнение договора о закупках.
Образование:
Высшее: гуманитарное/экономическое/юридическое/техническое
Навыки:
Обязательные:Знание:• законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан, методических и нормативно-технических материалов по ведению делопроизводства в организации; • порядка взаимодействия с различными внешними заинтересованными сторонами (вышестоящие органы, государственные органы, профсоюзные организации и др.)• основ делопроизводства, документооборота и архивного дела;• стандартов системы организационно-распорядительной документации; • правил и норм охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, противопожарной защиты, промышленной и радиационной безопасности;• словарей, терминологических стандартов, сборников и справочников;• владение казахским и русским языками;• владение пакетом программ Microsoft Office (Word, Excel и др);• организации процесса прохождения служебных документов и материалов; • анализ оперативных данных по документообороту; • навыки регистрации входящей и исходящей документации; • навыки анализа по исполнению документов;• умение работать в документационных системах, с современными информационными технологиями, средствами коммуникаций и связи, вычислительной техникой.
Дополнительно:
В соответствии с внутренними документами ТОО «KAP Logistics», в пределах своей компетенции:• Формирует заявки на оплату;• Формирует плановые данные для Платежного Календаря.
Знания языков:
Свободное владение казахским и русским языками
Подробнее о вакансии
