Уважаемый соискатель!

Благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании.

Перед тем, как откликнуться на вакансию, просим Вас ознакомиться с обязательными условиями конкурсного отбора:

1. Ответственность за достоверность предоставляемых данных об образовании, опыте работе, навыках и т.д. несет соискатель.
2. С учетом требований трудового законодательства Вам необходимо предоставить справку об отсутствии сведений о совершении коррупционного преступления в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты соответствующего уведомления.

1. Просим Вас следить за соответствующими уведомлениями в личном кабинете.

Ниже вы можете ознакомиться с объявленной вакансией. 

Обязанности:

Ведение делопроизводства в Филиале обеспечение правильного ведения работы в системе электронного документа оборота в базе, в том числе регистрация входящих и исходящих документов, приказов и распоряжении, заявлений по основной деятельности, передача документов согласно резолюции руководителя в соответствующие структурные подразделения Филиала, либо исполнителям, а также рассылка по почте и ведение контроля над их своевременным исполнением.
- Контроль и проверка исполнения документации в базе на своевременность ответов, согласно резолюции руководства.
- Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам для обеспечения удобного и быстрого их поиска.
- Подготовка и сдача в архив документальных материалов, законченные делопроизводством, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
- Ведение контроля и своевременным исполнением контрольных документов и контрольных карточек.
- Систематизация и размещение дела, ведение их учета.
- Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
- Несет ответственность за сохранность почтового отправления с момента его отправления от исполнителя до момента передачи его оператору почты.
- Проверяет правильность составления проектов организационно-распорядительных       документов, передаваемых директору и заместителю директора на подпись.
- Рассылает организационно-распорядительные документы на исполнение заинтересованным подразделениям.
- Организует работу и принимает участие в разработке и утверждении номенклатуры дел Филиала.
- Ежемесячно готовит отчет по входящей и исходящей корреспонденции, а также по изданным приказам и распоряжениям, согласно установленной формы.
-Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив
- Проводит инвентаризацию основных средств, материалов и товарно-материальных ценностей.
- Подготавливает документы и материалы, необходимых для работы начальника, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых начальнику на подпись, обеспечение качественного их редактирования.
- Печатает по указанию начальника отдела служебные материалы, необходимые для его работы и введение в базу данных.
- Организует проведение общего собрания руководителей структурных подразделений (сбор необходимых материалов, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), при необходимости ведет протокол общего собрания руководителей структурных подразделений.
- Участвует в планировании бюджета по закупам, определяет потребность на основе заявок от структурных подразделений:
- почтовые услуги;
- периодические издания;
- канцелярские товары.
- Осуществляет разработку технической документации по закупкам (техническая спецификация, техническое задание), а также проектов договоров для закупочных мероприятий в соответствии с утвержденным планом закупок.
- Запрашивает ценовые предложения от потенциальных поставщиков, составляет пояснительные записки к проекту бюджета. Составляет проекты договоров, подает заявку на поставку.
- Обеспечивает взаимодействие с поставщиками по вопросам представления ценовых предложений способом из одного источника, заключения договоров.
- Осуществляет оформление документов по списанию материалов (канцтовары, типографские расходы, хозяйственные товары и др.);
- Ежемесячно готовит отчет по входящей и исходящей корреспонденции, а также по изданным приказам и распоряжениям, согласно установленной формы.
- Соблюдает рабочую инструкцию по использованию системы контроля доступа Филиала.

Требования:

Требуется высшее профессиональное образование без требований к стажу работы или средне-профессиональное образование с опытом работы не менее 1 года в области офисного менеджмента, секретарского дела или административного управления.

Необходимые навыки

• ответственность, коммуникабельность, быстрая обучаемость, работа в команде

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Колледж

Обязательно знание языков

• Казахский (Профессиональный)
• Русский (Профессиональный)