Ключевые трудовые обязанности:

1) организует работу канцелярии;

2) обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

3) осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

4) организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;

5) на основе инструктивных документов вышестоящих органов разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

6) принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами;

7) осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

8) обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

9) готовит материалы, статьи, пресс-релизы о деятельности Филиала для передачи в управление по связям с общественностью и внутренним коммуникациям АО «КазТрансОйл»; формирует ответы на запросы СМИ;

10) организует фото и видеосъемку событий Филиала, художественных фотосессий, ведение электронного архива фото и видео записей;

11) обеспечивает информационное сопровождение корпоративного портала АО «КазТрансОйл»; участвует в составлении и реализации медиа-плана АО «КазТрансОйл»; готовит поздравительные адреса от имени руководства Филиала;

12) проводит пресс-конференции и брифинги, интервью руководства Филиала в СМИ, по согласованию с руководством Филиала;

13) осуществляет иные обязанности, возложенных на него непосредственным руководителем и внутренними документами АО «КазТрансОйл».

Знания, необходимые для исполнения трудовых обязанностей:

1) законодательных и иных нормативно-правовых актов Республики Казахстан, касающихся организации делопроизводства;

2) системы делопроизводства, ведения электронного документооборота, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, организации делопроизводства, схем документооборота;

3) порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив;

4) системы организации контроля за исполнением документов, оргтехнику и иные технические средства управленческого труда;

5) основ экономики, организации производства, труда и управления;

6) трудового законодательства, порядка внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной и экологической безопасности.

7) правил документирования и управления документацией в АО «КазТрансОйл»;

8) внутреннего PR в организации;

9) государственного языка на базовом уровне в соответствии с СТ РК 1928-2023.

Навыки, необходимые для исполнения трудовых обязанностей:

1) планирования и организации работы;

2) умения своевременно принимать и реализовывать решения, обеспечения выполнения задач, анализа и прогнозирования;

3) написания текстов любой сложности, спич-райтинг, паблик-рилейшнз;

4) взаимодействия со структурными подразделениями Филиала и Общества;

5) пользования ПК MS Office (Word, Excel, Outlook, Lotus), коммуникаций и связи.