Специалист канцелярии контролирует комплексное управление жизненным циклом документов во всех структурных подразделениях Компании. Эта ключевая роль включает в себя управление, хранение, обеспечение сохранности и архивирование организационных документов с использованием системы электронного контроля документов Documentolog, для обеспечения эффективной и соответствующей требованиям практики работы с документами во всей организации.

Обязанности:

• Управление и контроль документов: Контролировать использование Documentolog для управления жизненным циклом документов в Компании, включая создание, получение, обслуживание и утилизацию. Внедрение и обеспечение соблюдения политик и процедур контроля документов для обеспечения соответствия юридическим и нормативным стандартам. 
• Управление канцелярией и архивом: Управление процессами канцелярии, обеспечение точного учета, распределение и хранение входящих и исходящих документов. Надзор за архивированием документов во всех структурных подразделениях, обеспечение надежного хранения и удобного поиска физических и/или электронных документов. 
• Соблюдение требований и совершенствование процессов: Мониторинг практики управления документами для обеспечения соответствия всем требованиям различных нормативных документов. Регулярно анализирует и рекомендует усовершенствования систем управления документами для повышения эффективности, безопасности и соответствия требованиям. 
• Обучение и поддержка: Разработка и проведение обучающих программ по использованию Documentolog и передовых методов управления документами для сотрудников всех подразделений. Выступать в качестве основного контактного лица по вопросам, связанным с управлением документами, предоставляя сотрудникам рекомендации и помощь.
• Отчетность и аудит: Подготовка регулярных отчетов о состоянии деятельности по управлению документами и эффективности системы. Содействие в проведении внутренних и внешних аудитов путем предоставления необходимых документов и поддержки процесса аудита.
• Администрирование договора по закупке СЭД, по закупке курьерских услуг
• Администрирование приказов по основной деятельности
• Ознакомление работников с Должностными инструкциями, ВНД Компании
• Работа с письмами с отметкой ДСП

Требования:

• Образование: Степень бакалавра в области делового администрирования, управления информацией или в смежной области.
• Профессиональный опыт: Минимум 3 года опыта работы в области контроля документации или управления записями, с существенным опытом управления системами контроля документации в регулируемой среде.
• Сертификаты: Предпочтительна профессиональная сертификация в области управления документацией или в смежной области.

Необходимые компетенции:

• Продвинутое владение Documentolog или аналогичными системами электронного документооборота.
• Исключительное внимание к деталям при работе с обширными и разнообразными организационными документами.
• Отличные коммуникативные навыки для эффективного взаимодействия на всех уровнях организации.
• Сильные организационные способности для управления многочисленными задачами и сложными системами документооборота.
• Глубокое понимание нормативных и правовых вопросов, связанных с контролем документов.

Условия: