Обязанности:

1)Принимает, обрабатывает и осуществляет регистрацию входящей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, полученных посредством электронной почты и факса в режиме электронного документооборота;

2) Обеспечивает своевременную обработку поступающей корреспонденции, ее доставку по назначению (прием, регистрацию, учет, поиск, отправку документов, оперативное распределение их в структурные подразделения Общества);

3) Регулирует ход исполнения документов, содержащих поручения руководства, осуществляет мониторинг исполнения документов в установленные сроки;

4) Осуществляет методическое руководство по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Общества и вносит предложения по улучшению работы; 

5) Принимает участие в работе по совершенствованию системы электронного документооборота, а также принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами;

6) Разрабатывает совместно с соответствующими структурными подразделениями мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в рамках компетенции Департамента;

7)Участвует в разработке, внедрении, актуализации бланков, печатей и штампов Общества;

8) Ведет учет объема документооборота, по необходимости готовит отчеты о состоянии делопроизводства и документооборота в Обществе;

9) Совершенствует механизм работы с ДЗО Общества по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

10) Ведет учёт лиц, прибывающих в командировку в Общество путём регистрации в соответствующем журнале и проставлении отметок о прибытии/убытии в командировочном удостоверении.

Требования:

• Высшее профессиональное образование  
• Стаж практической работы в профессиональной сфере не менее 5 лет в соответствии с профилем деятельности
• Опыт разработки политик и процедур организации делопроизводства компании.
• Опыт разработки организационно-распорядительных документов по вопросам управления документацией.
• Знание законодательства РК в сфере делопроизводства.
• Опыт разработки финансового плана и плана расходов по курируемым функциям.
• Знание казахского и английского языков.
• Ключевые навыки.
• Навыки формирования номенклатуры дел Общества.
• Навыки мониторинга соблюдения внутренних стандартов и законодательства РК в сфере делопроизводства и обращения граждан.
• Навыки пользования электронными системами документооборота.
• Навыки мониторинга и контроля исполнения документов и поручений работниками в установленные сроки.
• Навыки деловой переписки.

Необходимые навыки

• - Навыки деловой переписки
• Опыт разработки политик и процедур организации делопроизводства компании
• Опыт разработки организационно-распорядительных документов по вопросам управления документацией
• Знание законодательства РК в сфере делопроизводства
• Опыт разработки финансового плана и плана расходов по курируемым функциям
• Знание казахского и английского языков
• Навыки формирования номенклатуры дел Общества
• Навыки пользования электронными системами документооборота
• Навыки мониторинга и контроля исполнения документов и поручений работниками в установленные сроки

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист