Міндеттері:

1) Келіп түсетін хат-хабарларды қағаз түрінде қабылдайды, өңдейді және тіркеуді жүзеге асырады, сондай-ақ электрондық пошта мен факс арқылы алынған құжаттарды электрондық құжат айналымы режимінде;

2) Келіп түсетін хат-хабарлардың уақытында өңделуін, олардың тағайындалған жеріне жеткізілуін қамтамасыз етеді (қабылдау, тіркеу, есепке алу, іздеу, құжаттарды жіберу, оларды ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне жедел бөлу);

3) Басшылықтың тапсырмаларын қамтитын құжаттардың орындалу барысын реттейді, құжаттардың белгіленген мерзімде орындалуын мониторингтейді;

4) Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде құжат айналымын жүргізу бойынша әдістемелік басшылықты жүзеге асырады және жұмысты жақсарту бойынша ұсыныстар енгізеді;

5) Электрондық құжат айналымы жүйесін жетілдіру жұмыстарына қатысады, сондай-ақ құжаттармен жұмыс істеудің жаңа технологиялық процестерін әзірлеу және енгізу жұмыстарында қатысады;

6) Құжаттармен жұмыс істеу формалары мен әдістерін жетілдіру, сондай-ақ Департаменттің құзыреті шеңберінде орындаушылық тәртіпті арттыру бойынша тиісті құрылымдық бөлімшелермен бірлесіп іс-шараларды әзірлейді;

7) Ұйымның бланкілерін, мөрлерін және штамптарын әзірлеу, енгізу, жаңарту жұмыстарында қатысады;

8) Құжат айналымының көлемін есепке алады, қажет болған жағдайда ұйымдағы құжат айналымы мен құжат жүргізу жағдайы туралы есептер дайындайды;

9) Департаменттің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша Ұйымның ДЗО-мен жұмыс механизмін жетілдіреді;

10) Ұйымға іссапармен келген тұлғалардың есебін жүргізеді, тиісті журналда тіркеу жүргізу және іссапар куәлігінде келу/кету белгілерін қою арқылы.

Талаптар:

• Жоғары кәсіби білім
• Кәсіби салада кемінде 5 жыл практикалық жұмыс тәжірибесі
• Компанияның құжат айналымын ұйымдастыру бойынша саясаттар мен процедураларды әзірлеу тәжірибесі.
• Құжаттаманы басқару мәселелері бойынша ұйымдастырушылық-реттеуші құжаттарды әзірлеу тәжірибесі.
• Құжат айналымы саласындағы ҚР заңнамасын білу.
• Бақыланатын функциялар бойынша қаржылық жоспар мен шығындар жоспарын әзірлеу тәжірибесі.
• Қазақ және ағылшын тілдерін білу.
• Негізгі дағдылар.
• Ұйымның іс жүргізу номенклатурасын қалыптастыру дағдылары.
• Ішкі стандарттар мен ҚР заңнамасының құжат айналымы және азаматтармен жұмыс істеу саласындағы сақталуын мониторингтеу дағдылары.
• Электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану дағдылары.
• Құжаттар мен тапсырмалардың белгіленген мерзімде орындалуын мониторингтеу және бақылау дағдылары.
• Іскери хат алмасу дағдылары.

Қажетті қабілеттер

• - Навыки деловой переписки
• Опыт разработки политик и процедур организации делопроизводства компании
• Опыт разработки организационно-распорядительных документов по вопросам управления документацией
• Знание законодательства РК в сфере делопроизводства
• Опыт разработки финансового плана и плана расходов по курируемым функциям
• Знание казахского и английского языков
• Навыки формирования номенклатуры дел Общества
• Навыки пользования электронными системами документооборота
• Навыки мониторинга и контроля исполнения документов и поручений работниками в установленные сроки

Қажетті білім дәрежесі

• Бакалавр
• Маман