Функционалдық міндеттер:

1-тапсырма:
Кіріс және шығыс құжаттамасын қабылдау және өңдеу.

Қабілеттер:

• Ұйымның ақпараттық базасымен өз құзыреті шеңберінде жұмыс істей білу (СЭД Directum, 1С: Бухгалтерия, MS Project).

• Қашықтан дерекқорларды пайдалану.

• Ақпараттық-консультативтік дерекқорларды пайдалану.

• Заманауи ақпараттық-коммуникациялық құралдарды пайдалану.

Білуі қажет:

• Ұйымның қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету тәртібін реттейтін нормативтік-құқықтық құжаттар.

• Кіріс және шығыс ақпаратымен жұмыс істеу ережелері.

• Құжаттардың түрлері, олардың формасы және мақсаты.

• Ұйымның қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заманауи ақпараттық технологиялар.

2-тапсырма:
Құжаттар базасын жүргізу: құжаттарды тіркеу және сақтау үшін дұрыс рәсімделуін тексеру, сақтау мерзімдерін бақылау, есеп беру құжаттарын дайындау, сақтау мерзімі өтпеген құжаттарды жоюға арналған сүйемелдеуші құжаттарды дайындау.

Қабілеттер:

• Істердің хронологиясын және жүйеленуін жүргізу.

• Құжаттар базасын пайдалану және олардың фактілік мазмұнын және сақтау мерзімдерін талдау.

• Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға арналған сүйемелдеуші құжаттарды рәсімдеу.

• Құжаттарды тұрақты және уақытша сақтау үшін істердің тізімін жасау.

• Құжаттармен жұмыс істеу үшін ақпараттық технологияларды пайдалану.

Білуі қажет:

• Ұйымда құжат айналымын жүргізу жөніндегі нормативтік-әдістемелік ережелер.

• Құжаттардың құндылығын анықтау және оларды топтарға бөлу ережелері.

• Тұрақты және уақытша сақтау үшін істердің тізімін құрастыру ережелері.

• Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға арналған сүйемелдеуші құжаттарды жасау ережелері.

• Ұйымның архивіне істерді беру ережелері.

3-тапсырма:
Құжаттаманы бөлімшелерге есепке алу, сақтау және тапсыру жұмысын ұйымдастыру.

Қабілеттер:

1. Құжаттарды тіркеу, сақтау және тиісті бөлімшеге тапсыру процесін ұйымдастыру.

2. Ұйымда құжат айналымын әдістемелік басқару: құжаттардың дұрыс тіркелуін, сақталуын және архивке берілуін бақылау.

3. Бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеу.

4. Бөлімше шеңберінде істерді жүйелеу.

5. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және қорғау.

6. Ұйымда электронды құжат айналымын пайдалану.

Білуі қажет:

1. Құжаттаманы есепке алу, сақтау және бөлімшелерге тапсыру бойынша нормативтік-құқықтық ережелер.

2. Істерді олардың категориясын ескере отырып қалыптастыру және ресімдеу тәртібі.

3. Істер номенклатурасының түрлері, оларды құрастыру және ресімдеу әдістемелері.

4. Архивте істерді тіркеу және сақтау ережелері.

5. Электронды құжат айналым жүйесін пайдалану ережелері.

6. Ұйымда қызметтік құжаттар базасын құру және жүргізу ережелері.

4-тапсырма:
Қызметкерлердің іссапарларын және іс-шараларын ұйымдастыру.

Қабілеттер:

1. Жол жүру құжаттарының тізімін жүргізу.

2. Жол жүру құжаттарын дұрыс рәсімдеуді тексеру.

3. Үнемді баға ұсыныстарын анықтау.

4. Қызметкердің қозғалысының оңтайлы графигін әзірлеу.

5. Көлік қызметтері мен билеттерді сатып алу үшін келісім-шарттар жасау.

6. Іскерлік келіссөздер жүргізу.

7. Орналасу орындары туралы ақпаратты жүйелеу: орналасқан жері, бағасы, қосымша қызметтер.

Қабілеттер:

1. Іс-шаралар орнын брондау.

2. Іс-шаралар орнының ұйымдастырылуын бақылау.

3. Іс-шараға техникалық қызмет көрсету ұйымдастыру.

4. Іскер қонақтардың келу және кету жоспарын құрастыру және бақылау.

5. Іс-шараның ақпараттық қамтамасыз етілуін дайындау және бақылау.

6. Іс-шараның бюджетін қалыптастыру және бақылау.

Білуі қажет:

1. Орналасу орындарының баға ұсыныстары.

2. Іс-шараларды ұйымдастыру орындарының баға ұсыныстары.

3. Ұйымның концепциясына сәйкес іскерлік іс-шараларды ұйымдастыру ережелері.

4. Тауарлар мен қызметтер жеткізушілерімен келісім-шарттар жасау тәртібі.

5. Іскерлік хат алмасу және келіссөздер жүргізу ережелері.

6. Іс-шараның бюджетін қалыптастыру ережелері.

7. Іс-шараны өткізу бойынша есеп беру формалары.

Жеке құзыреттерге қойылатын талаптар:

• Шынайылық

• Тәртіптілік

• Орындаушылық

• Жауапкершілік

• Детальдарға назар аудару

• Тұрақтылық

• Өз-өзін ұйымдастыру

• Сабырлылық

• Коммуникабельділік

Қосымша ақпарат:
Офис-менеджердің жұмыс бағытында қосымша даярлық (сертификаттар, курстар, сыныптар) болуы артықшылық болып табылады.

Қажетті қабілеттер

• Аккуратность
• Практичность
• *Коммуникабельность
• Умение хранить конфиденциальную информацию и не разглашать её

Қажетті білім дәрежесі

• Бакалавр
• Колледж

Міндетті түрде тілдерді білу

• Қазақ тілі (Кәсіби)
• Орыс тілі (Кәсіби)

Бағыттар бойынша сертификаттардың бар болуы қажет

• Басқа