Кеңсе менеджер

Міндеттері:

• Құжаттарды басқару және бақылау: Компаниядағы құжаттардың өмірлік циклін (құру, қабылдау, жүргізу және жою) басқару үшін Documentolog жүйесінің қолданылуын бақылау. Заңнамалық және нормативтік талаптарға сәйкестікті қамтамасыз ету мақсатында құжаттарды бақылау саясаттары мен рәсімдерін енгізу және олардың сақталуын қамтамасыз ету.
• Кеңсе ісін жүргізу және мұрағатты басқару: Кеңсе ісін жүргізу процестерін ұйымдастыру, кіріс және шығыс құжаттарын дәл есепке алуды, таратуды және сақтауды қамтамасыз ету. Барлық құрылымдық бөлімшелердегі құжаттарды мұрағаттау жұмыстарын қадағалау, қағаз және/немесе электрондық құжаттардың сенімді сақталуын және оларды ыңғайлы іздеп табу мүмкіндігін қамтамасыз ету.
• Талаптарға сәйкестік және процестерді жетілдіру: Құжаттарды басқару тәжірибесінің барлық нормативтік талаптарға сәйкестігін бақылау. Тиімділікті, қауіпсіздікті және талаптарға сәйкестікті арттыру мақсатында құжаттарды басқару жүйелерін тұрақты түрде талдау және жетілдіру бойынша ұсыныстар әзірлеу.
• Оқыту және қолдау көрсету: Барлық бөлімшелер қызметкерлеріне арналған Documentolog жүйесін пайдалану және құжаттарды басқарудың үздік тәжірибелері бойынша оқыту бағдарламаларын әзірлеу және өткізу. Құжаттарды басқару мәселелері бойынша негізгі байланыс тұлғасы ретінде қызметкерлерге кеңес беру және қолдау көрсету.
• Есептілік және аудит: Құжаттарды басқару қызметінің жай-күйі мен жүйенің тиімділігі туралы тұрақты есептер дайындау. Қажетті құжаттарды ұсыну және аудит процесіне қолдау көрсету арқылы ішкі және сыртқы аудиттердің өткізілуіне жәрдемдесу.
• Электрондық құжат айналымы жүйесін (ЭҚАЖ) сатып алу және курьерлік қызметтерді сатып алу шарттарын әкімшілендіру.
• Негізгі қызмет бойынша бұйрықтарды әкімшілендіру.
• Қызметкерлерді лауазымдық нұсқаулықтармен және Компанияның ішкі нормативтік құжаттарымен таныстыру.
• «Қызметтік пайдалану үшін» (ҚПҮ) белгісі бар хаттармен жұмыс жүргізу.

Талаптар:

• Білімі: Іскерлік әкімшілендіру, ақпаратты басқару немесе соған жақын бағыт бойынша бакалавр дәрежесі.
• Кәсіби тәжірибесі: Құжаттарды бақылау немесе жазбаларды басқару саласында кемінде 3 жыл жұмыс тәжірибесі, оның ішінде реттелетін ортада құжаттарды бақылау жүйелерін басқару бойынша елеулі тәжірибе.
• Сертификаттар: Құжаттарды басқару немесе соған байланысты саладағы кәсіби сертификаттардың болуы құпталады.

Қажетті құзыреттер:

• Documentolog немесе ұқсас электрондық құжат айналымы жүйелерін жетік меңгеру.
• Ұйымның көлемді әрі әртүрлі құжаттарымен жұмыс істеу кезінде жоғары деңгейдегі ұқыптылық пен мұқияттылық.
• Ұйымның барлық деңгейлеріндегі қызметкерлермен тиімді өзара әрекеттесу үшін жоғары коммуникативтік дағдылар.
• Көптеген міндеттер мен күрделі құжат айналымы жүйелерін басқаруға мүмкіндік беретін күшті ұйымдастырушылық қабілеттер.
• Құжаттарды бақылауға қатысты нормативтік және құқықтық мәселелерді терең түсіну.

Аутстаффинг бойынша еңбек жағдайлары

• Толық жұмыс күніне арналған бос орын, жұмыс орны: Астана, Қазақстан.
• Кеңселік жұмыс ортасы.