Должностные обязанности:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 Специалист 1 категории - делопроизводитель (далее – специалист) Акмолинского филиала ТОО «Военизированная железнодорожная охрана» (далее – филиал Товарищества) принимается на работу и увольняется приказом директора филиала Товарищества.

1. Специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела по работе с персоналом  филиала Товарищества (далее – начальник отдела).
2. В своей деятельности   специалист   руководствуется  внутренними документами АО «Национальная Компания «Қазақстан темір жолы» (далее – АО «НК «КТЖ») регламентирующими деятельность Товарищества, внутренними документами Товарищества, Правилами документирования ТОО «ВЖДО» и настоящей должностной  инструкцией.
3. 4. Во время отсутствия специалиста, его права и обязанности в обязательном порядке на основании приказа исполняет работник, назначенный директором филиала Товарищества.

 2.КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

 На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы не менее двух лет.

 3.ТРУДОВЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 Специалист обязан:

• осуществлять приём документов, первоначальную их обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направлять документы в структурные подразделения в соответствие  с инструкцией  по делопроизводству;

2) осуществлять регистрацию организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протокола), учет входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, обращений физических и юридических лиц, администрирования в системе электронного документооборота (ЭДО);

• своевременно представлять на рассмотрение руководству входящие документы;
• осуществлять передачу документов в соответствии с резолюцией руководства филиала на исполнение;
• осуществлять контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информировать начальника отдела о результатах исполнения документов;
• обеспечивать доставку  и рассылку корреспонденции;
• осуществлять своевременный прием и регистрацию входящих документов, содержащих сведении ограниченного распространения (ДСП);
• вести журнал учета регистрации входящей корреспонденции, содержащих сведения ограниченного распространения (ДСП), согласно в Журнале №Ф-21-050-00;
• осуществлять своевременный прием и регистрацию исходящих документов, содержащих сведения ограниченного распространения (ДСП);
• вести журнал учета регистрации исходящей корреспонденции, содержащих сведения ограниченного распространения (ДСП), согласно в Журнале №Ф-21-049-00;
• Осуществлять рассылку входящих документов, содержащих сведения ограниченного распространения (ДСП) исполнителям согласно резолюции руководства Филиала;       
• осуществлять функции по подписке на периодические издания  в филиале Товарищества;
• принимать участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
• вести делопроизводство с обращениями, жалобами и заявлениями граждан;
• вести работу по соблюдению требований нормативных документов регламентирующий процесс делопроизводства;
• ежеквартально предоставлять в Службу канцелярии ТОО «ВЖДО» отчет по документообороту и отчет по приему граждан;
• ежемесячно предоставлять в Службу канцелярии ТОО «ВЖДО» отчет по жалобам и обращениям граждан;

  11) проводить   мероприятия   по   поддержанию   и      улучшению      результативности интегрированной системы менеджмента в соответствии с требованиями международных стандартов ISO 9001, ОНSAS 18001;

  12)  не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну;

  13) проходить  аттестацию по плану филиала Товарищества, в соответствии с внутренними документами Товарищества;

  14) повышать  свой  профессиональный  уровень  путем самоподготовки и прохождения обучения на курсах повышении квалификации.

 15) обеспечивать своевременный прием на ведомственное хранение завершенные делопроизводством документы и дела отделов филиала;

16) проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в  ведомственном архиве филиала;

17) осуществлять формирование законченных делопроизводством документов постоянного и временного (10 лет и выше) хранения, по личному составу в хронологическом порядке, прошивать в четыре прокола в твердый скоросшиватель, листы и фишки нумеровать в правом верхнем углу;

18) готовить сводные описи единиц постоянного и временного хранения. Также акты передачи документов на государственное хранение, списание и уничтожение материалов сроки, которых истекли;

19) осуществлять формирование связок, готовить и наклеивать ярлыки на связки, размещать связки на стеллажах в архивохранилище; 

20) осуществлять учет и обеспечивать сохранность документов и дел, хранящихся в ведомственном архиве филиала;

21)разрабатывать и согласовывать с соответствующими государственными органами номенклатуру филиала;

22)разрабатывать и согласовывать с соответствующим государственным архивным учреждением графики представления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

23) разрабатывать и представлять на рассмотрение Экспертной комиссии филиала и экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архивного учреждения    описей дел постоянного хранения и по личному составу;

24) представлять начальнику отдела сведения о количестве и составе документов, находящихся на ведомственном архиве;

        5. ПРАВА

 Специалист имеет право:

            1) запрашивать и получать от структурных подразделений филиала Товарищества сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

            2) в пределах компетенции представлять  в уполномоченных государственных органах интересы филиала Товарищества по вопросам делопроизводства;

            3) проводить проверку  организации работы с документами в структурных подразделениях;

           4) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

 Специалист при исполнении своих трудовых обязанностей взаимодействует в пределах своей компетенции:

            1) со структурными подразделениями Товарищества;

            2) с уполномоченными органами государственной власти;

            4) с негосударственными юридическими лицами;

            5) с физическими лицами.  

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

9. Специалист несет ответственность за:

1) ненадлежащее выполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией, в пределах определённых действующим законодательством Республики Казахстан;

2) невыполнение указаний, поручений руководства Товарищества;

3) не сохранность вверенных ему документов;

4) несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;

5) причинение материального ущерба Товариществу, в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан;

6) несоблюдение режима секретности и коммерческой тайны;

7) несоблюдение  обязательств  в    области   интегрированной    системы менеджмента и невыполнение ее требований.

Квалификационные требования:

Образование

высшее (или
послевузовское)

Специальность в сфере

Юриспруденция; Правоведение; Военное дело и безопасность; Правоохранительная деятельность; Транспорт, транспортная техника и технологии; Организация перевозок, движения и эксплуатация транспорта (железнодорожный транспорт); Логистика; Автоматизация и управление; Менеджмент; Информационные системы; Инженерные системы; Транспортное Строительство (Строительство железных дорог, путь и путевое хозяйство)

Опыт работы

не менее 2 лет, либо в службе по организации охранной деятельности на железнодорожном транспорте

Необходимые навыки

• ответсвенность
• аккуратность , Пунктуальность, умение работать в команде

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист
• Магистр

Обязательно знание языков

• Казахский (Выше среднего)
• Русский (Продвинутый)