Делопроизводитель отдела по системам менеджмента и административным вопросам Кызылординского производственного филиала АО «QazaGaz Aimaq» (на время отсутствия основного работника)
"Кызылординский производственный филиал АО "QAZAQGAZ AIMAQ" г.Кызылорда
Требуемый опыт работы: Не менее 1 года Полная занятость, Полный день
Обязанности:
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, принимает и передает информацию по переговорным устройствам (телефону и др.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- Организует прием, регистрацию и учет посетителей (физических и юридических лиц) с соблюдением этики общения.
- Проверяет правильность составления проектов нормативно-распорядительных документов, передаваемых руководству на подпись и осуществляет и подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителей.
- Принимает документы и личные заявления на подпись директору и заместителю директора.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителей корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением (резолюцией) для дальнейшей рассылки заинтересованным подразделениям.
- Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет Протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществляет копирование, сканирование необходимых документов на копировальном/сканирующемаппарате.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку в ПО СЭД по своевременному рассмотрению, исполнению изаполнению структурными подразделениями контрольных карточек.
- Проводит ежемесячный мониторинг и анализ исполнения контрольных документов КПФ,составляет и предоставляет руководству и канцелярии ЦА отчет по исполнению контрольных документов в установленные сроки.
- Регистрация входящих документов АО «QazaqGaz Aimaq», приказов, распоряжений и исходящих документов Филиала в СЭД, а также регистрация в E- otinish.
- Регистрирует телефонограммы.
- Осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями и конкретными исполнителями входящих документов.
- По поручению директора и заместителя директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Проверяет правильность составления проектов исходящих документов, передаваемых директору и заместителю директора на подпись.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Бронирует для первых руководителей (авиа/жд билеты, номера гостиниц).
- Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
- Осуществляет разработку, согласование и подготовку к печати цветную полиграфию:
- рекламные буклеты,
- визитки для руководителей.
Делопроизводитель должен знать и в своей деятельности руководствоваться в объеме выполняемых работ следующими документами:
- Конституция Республики Казахстан;
- Трудовой Кодекс Республики Казахстан;
- Закон РК «О противодействии коррупции»;
- Закон Республики Казахстан «О газе и газоснабжении»;
- Административный процедурно-процессуальный Кодекс РК;
- Законодательные, отраслевые и иные нормативные правовые акты Республики Казахстан, методические и другие материалы по ведению делопроизводства в организации.
- Образование высшее профессиональное (эконмическое, педогогическое и др.) и стаж работы по специальности не менее 1 года.
- C опытом работы по документации.
- На условиях трудового договора, пятидневная рабочая неделя.
- Добропорядочность
- свободное пользование ПК, знание программ WORD, EXCEL, OUTLOOK
- Soft skills: коммуникабельность, умение работать в команде, стрессоустойчивость, пунктуальность
- свободное владение казахским, русским языками
Приветствуется возраст 22-27 лет.
Необходимые степени образования
- Бакалавр
Похожие вакансии
Главный менеджер Отдел делопроизводства и протокола филиала Общий центр обслуживания
АО "Казпочта" | Полная занятость
| г.Астана
28.09.2024 | 949
Менеджер (декретное место) Отдела делопроизводства и протокола филиала "Общий центр обслуживания" АО «Казпочта»
АО "Казпочта" | Полная занятость
| г.Астана
28.09.2024 | 2005
Старший менеджер Департамента по сводно-аналитической работе и контролю
АО «Самрук-Қазына» | Полная занятость
| г.Астана
16.09.2024 | 8110