Должностные обязанности:
В соответствии с законодательными и нормативными документами Республики Казахстан и внутренними документами системы менеджмента ТОО «KAP LOGISTICS» и ЦАПБ:
• выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника автохозяйства;
• получает необходимые начальнику автохозяйства сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
• организует телефонные переговоры начальника автохозяйства, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения начальника автохозяйства их содержание;
• осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником автохозяйства (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
• обеспечивает рабочее место начальника автохозяйства канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
• печатает по указанию начальника автохозяйства различные материалы;
• ведет делопроизводство, принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
• в соответствии с резолюцией начальника автохозяйства передает документы на исполнение;
• ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
• принимает документы и личные заявления на подпись начальнику автохозяйства;
• подготавливать документы и материалы, необходимые для работы начальника автохозяйства;
• следит за сроками выполнения поручений начальника автохозяйства, взятых на контроль;
• принимает документы на подпись начальнику автохозяйства;
• организует прием посетителей, с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• ведет табельный учет фактического времени пребывания работников автохозяйства «Кыземшек», осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах;
• делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин;
• систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.;
• контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе;
• контролирует соблюдение графиков отпусков, с извещением работника о дате начала трудового отпуска; -
• в установленном порядке передает табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержденного в Республике Казахстан:
Подготавливает и сдает в архив филиала ТОО «KAP LOGISTICS» «ЦАПБ» документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные бланки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
Осуществляет ведение делопроизводства подразделения в соответствии с утверждённой Номенклатурой дел, обеспечивает правильность оформления, учёт, оперативное хранение документов и их своевременную передачу в архив Товарищества.
Образование:
Уровень образования -Техническое, гуманитарное и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное)
Навыки:
Обязательные:
Должен знать:
• Делопроизводство: порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы, касающиеся ведения делопроизводства и по ведению табельного учета;
• Работу с офисной техникой (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel),
правила эксплуатации вычислительной техники, правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• Организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов, архивное дело;
• Основы административного права;
• Основы организации производства, труда и управления;
• Основы трудового Кодекса РК;
• Основы этики и эстетики;
• Порядок делового общения;
• Порядок печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• Порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;
• Свободное владение казахским, русским языками.
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Требования правил безопасности ОТ, СУОТ ПБ.
Дополнительно:
Лицензии, сертификаты
Желательные:
Наличие профессиональной сертификации в области делопроизводства.
Знания языков:
-свободное владение казахским и русским языком
Подробнее о вакансии
