Должностные обязанности:

 

1) осуществляет руководство деятельностью Департамента, организует его работу, определяет должностные обязанности работников, создает необходимые условия для успешного выполнения ими своих обязанностей;
2) контролирует бесперебойную работу жизнеобеспечения здания ИД АО «KEGOC» (водоснабжение, отопление, пожарная безопасность, аренда помещений);
3) контролирует бесперебойную работу служебного и арендуемого автотранспорта (ГСМ, техническое обслуживание, развозка работников);
4) контролирует работу по своевременной организации культурно массовых мероприятий, по обеспечению ТМЗ и услугами сторонних организаций (изготовление баннеров, буклетов, информационных стендов и тд.).
5) обеспечивает единый порядок документирования и работы с документами;
6) обеспечивает результативное управление процессом организации контроля исполнения документов;
7) проводит работу по совершенствованию форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов, относящихся к компетенции Департамента;
8) организует работы по разработке и внедрению внутренних документов, процедур дальнейшего развития и целей в области документационного обеспечения;
9) обеспечивает внедрение унифицированных форм документов АО «КЕGОС» в области организации делопроизводства и документооборота, внесение в них изменений;
10) обеспечивает ведение работы с персоналом Департамента, в т.ч., подбор, обучение и развитие, аттестация, мотивация, социальная поддержка;
11) обеспечивает организацию работы с приказами по основной деятельности, распоряжениями, доверенностями, в т.ч. регистрация, рассылка, учет и выдача оригиналов и копий, контроль исполнения;
12) обеспечивает организацию работы с правоустанавливающими и учредительными документами АО «КЕGОС», прием на хранение, учет и выдача оригиналов и копий;
13) обеспечивает организацию работы с договорами по основной деятельности, регистрация, хранение, ведение реестра, картотеки, учет и выдача оригиналов и копий, контроль исполнения по срокам оформления и сдачи;
14) обеспечивает организацию работы с протоколами совещаний при руководстве АО «КЕGОС» (ведение записи, подготовка проектов протоколов, визирование, подписание, регистрация, рассылка, хранение, выдача копий и оригиналов по запросам, контроль исполнения);
15) обеспечивает организацию работы архива ИД в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан;
16) обеспечивает управление процессом организации документооборота, распределение входящих документов по руководству, мониторинг сроков доставки корреспонденции курьерскими и почтовыми службами;
17) контролирует организацию учета, регистрации, внесения в учетную систему Компании, отметка убытия и прибытия командировочных удостоверений работников АО «КЕGОС», учет и отметка убытия и прибытия командированных из филиалов АО «КЕGОС», сторонних организаций;
18) обеспечивает разработку предложений и внедрение Системы управленческой отчетности по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
19) обеспечивает ведение работ по расчету и обоснованию бюджетов АО «КЕGОС» по финансовой позиции, курируемой департаментом, доведению до филиалов АО «КЕGОС» плановых показателей, анализу правильности использования;
20) контролирует участие в выполнении Планов, Программ по реализации мероприятий по внедрению и совершенствованию системы риск – менеджмента по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
21) осуществляет координацию работы по идентификации, анализу, оценке и мониторинге рисков бизнес-процессов подразделения, с учетом их влияния на деятельность АО «KEGOC»;
22) осуществляет координацию работы по разработке мероприятий по управлению ключевыми рисками в сфере деятельности подразделения;
23) контролирует своевременное предоставление отчетности по управлению ключевыми рисками;
24)  обеспечивает осуществление деятельности филиалов АО «КЕGОС» по итогам за месяц, квартал, год по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
25) обеспечивает формирование плана закупок АО «КЕGОС», подготовку материалов на закупку услуг по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
26) координирует разработку и согласование внутренней нормативной, организационной и распорядительной документации АО «КЕGОС» по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
27) осуществляет контроль за организацией исполнения филиалами АО «КЕGОС» поручений руководства АО "КЕGОС" по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, контроль за их исполнением;
28) контролирует ход рассмотрения обращений, заявлений и писем по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, подготовки разъяснений и официальных ответов;
29) осуществляет оказание методической помощи структурным подразделениям АО «КЕGОС», филиалам, ДО по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
30) контролирует подготовку отчетов, информации, докладов по запросам государственных органов, АО «ФНБ «Самрук-Казына», аудиторских компаний, руководства и структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
31) осуществляет контроль за качественным и своевременным выполнением перевода и редактирования документов с/на государственный язык по запросу самостоятельных структурных подразделений;
32) осуществляет контроль за качественным и своевременным выполнением письменного перевода и редактирования документов с/на английский язык в рамках операционной деятельности АО «KEGOC»;
33) осуществляет контроль за качеством сопровождения переговоров, видео-конференцсвязи на английском языке с иностранными инвесторами, а также с бизнес-партнерами;
34) осуществляет контроль за достижением целевых показателей (97%) по документообороту на государственном языке в ИД и филиалах согласно порученям, уполномоченного органа;
35) осуществляет контроль за организацией проведения курсов изучения казахского языка, а также диагностического и сертификационного тестирования по системе «КАЗТЕСТ» для сотрудников ИД и филиалов;
36) участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на расширение сферы применения государственного языка с целью реализации государственной политики в сфере обеспечения функционирования государственного языка в качестве основного языка делопроизводства в Компании;
37) возглавляет организацию и проведения мероприятий, направленных на пропаганду и популиризацию национальной традиции и языка казахского народа;
38) осуществляет контроль за качественным и своевременным выполнением в ИД и филиалах поручений уполномоченного органа и Фонда в части реализации задач Концепции развития языковой политики в Республике Казахстан на 2023-2029 годы;
39) обеспечивает организацию функционировании GR-процесса в Компании;
40) Обеспечивает взаимодействие, продвижение и защиту интересов Компании в органах государственной власти и общественных организациях, в том числе:

- разработка и внедрение принципов взаимодействия Компании с государственными структурами;

- координация информационных потоков Компании с государственными структурами;

- контроль ключевых аспектов взаимодействия подразделений с государственными структурами;

41) обеспечивает качественную обработку запросов, поступивших из государственных органов, проведение мониторинга исполнения Соглашения о взаимодействии между Правительством Республики Казахстан и акционерным обществом «Самрук-Қазына», подготовку информации о результатах по итогам года, подготовку отчета по GR-КПД, об исполнении или нарушениях условий Соглашения и иную информацию, согласно запросам Фонда,
42) обеспечивает осуществление взаимодействие Общества с Фондом по вопросам GR;
43) обеспечивает координацию первичного мониторинга запросов государственных органов в рамках реализации GR-функции;
44) несет ответственность за управление определенным риском и/или рисками в Компании, отвечает за идентификацию, оценку и управление соответствующим риском, предоставление информации по реализовавшимся рискам, а также за предоставление отчетности по этой деятельности;
45) определяет, поддерживает и продвигает курируемый процесс в соответствии со стратегией развития Компании и среднесрочным Бизнес-планом компании, Политикой системы процессного управления (далее - СПУ) и другими ВНД в области СПУ;
46) ежегодно определяет цели, процессные показатели деятельности (далее - ППД) и их целевые значения по курируемому процессу;
47) управляет курируемым процессом в целях достижения целевых значений ППД: планирует, выполняет запланированные работы, проверяет результаты процесса на предмет выявления и установления причин отклонений, принимает меры по устранению причин отклонений от запланированного результата;
48) координирует и контролирует деятельность участников курируемого процесса по достижению конечного результата всего сквозного процесса;
49) инициирует необходимые изменения в целях оптимизации процессов, обосновывает целесообразность их автоматизации с точки зрения соотношения стоимости и получаемых выгод;
50) отслеживает общий прогресс, решает возникающие проблемы, в том числе инициацию и проведение необходимых корректирующих действий;
51) готовит материалы и участвует в совещаниях, семинарах по вопросам процессного управления;
52) обеспечивает организацию работы с обращениями физических и юридических лиц, поступающими в АО «KEGOC» через систему Госкорпорации «Правительство для граждан» «Е-Өтініш».

 

Навыки, необходимые для исполнения обязанностей:

• Навыки работы в команде – открытость к сотрудничеству, навыки публичных выступлений, умение находить консенсус среди различных точек зрения и активно вести конструктивный диалог;
• Развитые коммуникационные навыки;
• Обширные профессиональные знания и глубокий опыт работы в курируемой области;
• Знание структуры государственной власти Республики Казахстан, организации работы по направлению GR;
• Аналитические навыки, умение работать с большими объемами информации (анализ, детализация и обобщение);
• Превосходные организаторские способности;
• Знание специфики инженерно-технического обслуживания и логистики зданий и сооружений, и легкового транспорта, делопроизводства и нормативных документов в этой области;
• Понимание системы документооборота в государственных органах;
• Профессионализм (честность, объективность, и строгое следование прочим принципам профессиональной этики);
• Навыки грамотной деловой переписки и изложения текста документа.

 

Требования:

• Высшее образование по профилю Юридическое/техническое/ экономическое;
• Опыт работы в сфере административно-хозяйственного обеспечения/документооборота и филологии не менее 7 лет;
• Опыт работы на руководящих должностях Опыт работы на руководящих должностях не менее 3-х лет / 3-х лет в должности координатора (начальника) отдела (группы/службы) в Компании;
• Наличие сертификатов в области курируемых вопросов деятельности.

Дополнительные требования:

• Знание казахского и русского языка в объеме, необходимом для выполнения функциональных обязанностей, английского языка (желательно);
• Опытный пользователь MS office;
• Предпочтительно знание и навыки работы со специализированным программным обеспечением по электронному документообороту, электронному архиву;
• Предпочтительно знание программного обеспечения распознавания текстов, порядка использования электронной цифровой подписи.

 

          Прием резюме будет осуществляться в срок до 20 марта 2026 года (включительно).

Необходимые навыки

• организационно-административная работа