Обязанности:

- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации;

- Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

-Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

- Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

- Организовывать прием посетителей с соблюдением этики общения, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-  Оформляет протоколы совещаний и контролирует выполнение принятых решений;

-  Выполняет иные поручения руководителя в пределах своей компетенции;

- Соблюдать правила внутреннего распорядка, охраны труда, охраны окружающей среды и техники безопасности, противопожарной безопасности.

Требования:

- Ведения делопроизводства и документооборота
- Подготовки служебных писем, приказов, протоколов и иных документов
- Деловой переписки и делового общения;

- Организации совещаний, встреч и переговоров;

- Планирования рабочего времени руководителя;

- Навыки работы с офисной техникой и средствами связи;

- Владение программами Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и системами электронного документооборота;

- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

- Ведения телефонных переговоров и приема посетителей;

- Работа с большими объемами информации и соблюдения конфиденциальности;

- Грамотная устная и письменная речь;

- Организованность, внимательность, ответственность и стрессоустойчивость;

- Умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами и посетителями;

- Бронирование авиабилетов (заключение договоров с поставщиками, оформление служебных записок, авансовых отчетов по командировке всех руководителей)

- Владение программами  ИИ, ChatGPT, Gemini.

- Знание государственного, русского и английского языка

Условия:

• 40 часовой режим работы, (пятидневка с двумя выходными суббота и воскресенье)

Необходимые навыки

• - наличие навыков делопроизводства
• - грамотная устная и письменная речь
• ­ Владение оргтехникой: Факс, модем, сканер, копировальное оборудование, офисная АТС и т.д.
• - Коммуникабельность, ответственность, исполнительность, мобильность, организаторские способности.
• -знание государственного, английского языков
• Работа с искуственным интеллектом

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист
• Магистр

Обязательно знание языков

• Английский (Продвинутый)