Обязанности:

·       Контролирует своевременное исполнение распоряжений, приказов и поручений первого руководителя Общества;

·      Контролирует сроки исполнения и прохождение контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора Общества;

·     Контролирует состояние исполнительской дисциплины, постановку документов на контроль, снятие с контроля исполненных документов;

·     Контролирует предоставление отчетов для непосредственного руководителя по исполнению/неисполнению контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора;                                   
·     Контролирует ознакомление работников с актами руководства Общества и внутренними нормативными документами Общества;

·     Контролирует соблюдение требований при работе с документами, составляющими служебную, коммерческую и иную, охраняемую законодательством Республики Казахстан, тайну, в том числе с грифом «Конфиденциально»;

·     Контролирует исполнение ключевых показателей деятельности в соответствии с утвержденной картой целей административного работника на соответствующий период;

·     Контролирует сдачу документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

·     Контролирует корректное ведение работы с организационно-распорядительными документами Общества;

·     Контролирует соблюдение полномочий при подписании документов соответствующими уполномоченными лицами Общества (исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных и иных документов).

·      Контролирует проведение официальных приемов и встреч с иностранными и казахстанскими партнерами Общества на территории Общества;

·     Контролирует организацию церемонии подписания соглашений, меморандумов и других международных документов с участием Общества (при необходимости;

·   Контролирует подготовку материально-технической базы для проведения переговоров с подрядными организациями, субподрядчиками, партнерами Общества;

·  Контролирует формирования заявок на год для включения в Бюджет Общества;

·     Контролирует формирование бюджетных заявок с детальными расшифровками и обоснованиями в установленные сроки;

·  Контролирует своевременную подачу заявок на внесение изменений и дополнений в План Закупок Общества на предмет приобретения ТРУ;

·  Контролирует своевременную подачу и подает заявки на осуществление платежей по приобретаемым ТРУ;

·  Контролирует выдачу канцелярских товаров на складе работникам Общества согласно поданному требованию.

·  Контролирует предоставление данных по установленным отчетам и запросам Единственного акционера и государственных органов;

·  Контролирует сопровождение системы электронного документирования и документооборота в целом в Обществе;

·      Контролирует работы во внедрении и обеспечении надлежащего функционирования системы электронного документооборота;

·      Определяет вместо с заинтересованными лицами необходимость внедрения новых процедур в операционную деятельность Общества и обеспечивает действие существующих процедур;

·      Контролирует проведения ревизии организационно-распорядительных документов;

·      Организует систематизацию работы в Обществе по изготовлению, учету (централизованному), хранению, использованию и уничтожению печатей, штампов и фирменных бланков;

·      Готовит доклады, презентаций, выступлений, интервью, а также информационных материалов для первого руководителя Общества в области международного сотрудничества, участия Общества в международных и отечественных выставках и конференциях;

·      Контролирует и проверят при согласовании издаваемых в Обществе организационно-распорядительных документов, в том числе на предмет необходимости их издания, а также соблюдения требований к их оформлению, содержанию;

·      Контролирует предоставление ответов на запросы Единственного акционера и государственных органов по вопросам, касающимся деятельности Службы.

·       Разрабатывает и реализовывает медиа-планы Общества;

·        Проводит РR-акций, способствующих формированию положительного имиджа деятельности Общества, в т.ч. плановое и оперативное информирование казахстанской и зарубежной общественности о деятельности Общества через республиканские и зарубежные СМИ;

·       Координирует работы по сопровождению официального сайта Общества;

·       Сопровождает работы, включая согласование материалов, в качестве Веб-редактора для размещения информации, а также подготовленных материалов на официальном сайте Общества;

·       Проводит работы по предотвращению распространения через СМИ недостоверной, непроверенной и негативной информации об Обществе.

·      Консолидирует ВНД Общества, обеспечивает создание единой базы ВНД (в т.ч. электронной);

·      Формирует план корректировок ВНД Общества и ознакамливает заинтересованные структурные подразделения с ним;

·        Разрабатывает и актуализирует ВНД согласно установленным требованиям;

·      Осуществляет распределение и систематизацию ВНД по соответствующей классификации;

·       Контролирует соблюдение требований к оформлению, составлению проектов приказов/распоряжений при согласовании проектов документов;

·      Ознакамливает с ВНД работников Общества и консультирует их по вопросам документооборота;

·      Оказывает методологическую помощь в разработке положений о структурных подразделениях Общества и должностных инструкций работников.

·      Обеспечивает сохранность вверенных в Службу ОС и ТМЗ;

·      Принимает ОС и ТМЗ Службы по количеству и качеству в соответствии с установленными правилами и ведет их учет;

·      Контролирует своевременное и обоснованное списание, перемещение ТМЗ и ОС;

·       Является материально ответственным лицом (далее – МОЛ);

·       Проводит ежегодную инвентаризацию ТМЦ и ОС Общества, на основе приказа о составе рабочей группы.

·      Формирует и предоставляет отчетность по деятельности Службы в рамках совершенствования системы внутреннего контроля Общества;

·      Составляет, корректирует и контролирует исполнение дорожной карты по развитию документооборота;

·      Формирует отчет по исполнению дорожной карты по развитию документооборота и предоставляет Единственному акционеру и руководству Общества;

·     Рассматривает заявления, жалобы и иные материалы по вопросам, входящим в компетенцию Службы, и подготавливает по ним заключения, предложения и/или ответы;

·      Подготавливает ответы на запросы Единственного акционера и государственных органов по вопросам, касающимся деятельности Службы;

·      Представляет интересы Общества во всех государственных органах, компаниях, общественных объединениях, а также в отношениях с иными юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Службы;

·      Консультирует работников Общества по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

·      Участвует в совещаниях и заседаниях Общества, в составе рабочих групп и комиссий по вопросам, относящимся к компетенции Начальника Службы.

·      Руководит работой административного сопровождения деятельности Общества, в том числе организационно-протокольное обеспечение;

·     Обеспечивает надлежащее функционирования каналов приема входящей корреспонденции, в т.ч. обращений физических и юридических лиц;

·     Обеспечивает контроль за соблюдением полномочий при подписании документов соответствующими уполномоченными лицами Общества (исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных и иных документов);

·     Обеспечивает работу по языковым переводам документов в Обществе;

·      Определяет потребность Общества в подписке на периодические издания (газеты, журналы) совместно с генеральным директором Общества;

·      Занимается систематизацией работы в Обществе по изготовлению, учету (централизованному), хранению, использованию и уничтожению печатей, штампов и фирменных бланков;

·     Проводит работы по предотвращению распространения документов, предназначенных для служебного пользования, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, с использованием мессенджеров (WhatsApp, Viber, Telegram и др.), не являющихся системой электронного документооборота Общества, а также иными способами, позволяющими несанкционированное распространение конфиденциальных сведений.

·     Организовывает процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе;

·      Осуществляет руководство социологической работой Общества, направленной на формирование стабильных трудовых коллективов, развитие организационной культуры, использование социально-психологических факторов трудовой мотивации работников, повышения их социальной и творческой активности, удовлетворенности трудом с целью максимального развития и использования трудового потенциала каждого работника;

·     Обеспечивает разработку и реализацию целевых программ и планов социального развития на основе социальных прогнозов и моделирования социальных процессов, в соответствии с Кадровой политикой Общества;

·      Проводит работу по стабилизации трудовых коллективов, совершенствованию социальной структуры персонала, его профессионально-квалификационного состава, организует подготовку предложений по регулированию численности работников, укреплению дисциплины и организованности, созданию и поддержанию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, оптимальных межличностных и межгрупповых связей;

·      Организует изучение условий и содержания труда и их влияния на удовлетворенность трудом, разработку мероприятий по улучшению эргономических условий;

·     Руководит работой по совершенствованию системы материальных и нематериальных стимулов повышения трудовой и социальной активности работников;

·     Координирует и проводит работу исполнения программ по социальной поддержке малоимущих слоев населения района и поселка Шалкия;

·     Ведет базу данных по категориям - малоимущих пенсионеров, инвалидов и других уязвимых слоев населения совместно с работниками Управления;

·     Организует работу по привлечению бюджетных и внебюджетных средств на социальные нужды уязвимых слоев населения;

·     Организует работу по проведению благотворительных мероприятий;

·     Координирует взаимодействие с государственными, общественными, благотворительными, религиозными организациями и коммерческими структурами по выполнению программ социальной защиты малоимущих граждан;

·     Мониторит проведение работ Общества по социальной поддержке населения и вносит предложения по улучшению проводимых работ;

·      Организует работу по освещению в социальных сетях и средствах массовой информации оказываемой социальной поддержки населения и трудового коллектива;

·     Осуществляет и организовывает прием граждан по вопросам социальной поддержки населения, и рассмотрение, а также учет пись¬менных, устных обращений и заявлений граждан;

·      Разрабатывает предложения по предоставлению различных социальных льгот работникам Общества; 

·      Организует консультирование работников Общества по вопросам компенсаций расходов на жилье, образование детей, предоставлению транспорта для поездок на работу и медицинскому обслуживанию;

·     Организует проведение лекций, семинаров по изучению работниками предприятия социально-психологических методов управления социальными процессами, оказание методической помощи подразделениям в разработке мероприятий по социальному развитию трудовых коллективов, координирует их деятельность по выявлению и использованию социальных резервов производства и реализации целевых комплексных социальных программ;

·     Готовит списки работников, подлежащих социальному страхованию;

·     Обеспечивает разработку и реализацию мер по сохранению здоровья и повышению содержательности досуга работающих, удовлетворению потребностей в жилье и бытовом устройстве, разнообразных услуг.

·     Распределяет обязанности между работниками Службы и контролирует исполнение работ;

·     Согласует индивидуальные планы развития работников и контролирует их исполнение;

·     Формирует бюджет Службы на предстоящий год, по мере необходимости проводит корректировку бюджета и следит за его исполнением;

·      Представляет интересы Службы перед руководством Общества;

·     Участвует в проведении интервью на вакантные должности Службы;

·     Контролирует прохождение испытательного срока новыми работниками Службы, осуществляет наставничество;

·      Реализует мероприятия по обеспечению социальной стабильности в Обществе;

·       Осуществляет работы по выявлению и учету граждан, нуждающихся в социальной помощи;

·       Организует работу проведения благотворительных мероприятий;

·       Исполняет законодательства, решения и постановления местных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам социального обслуживания местного населения (Жанакорганский р-н), предоставлению льгот;

·       Взаимодействует с государственными, общественными, благотворительными, религиозными организациями и коммерческими структурами по выполнению программ социальной защиты малоимущих граждан;

·      Проводит работы по освещению в социальных сетях и средствах массовой информации оказываемой социальной поддержки населения и трудового коллектива;

·      Осуществляет прием граждан по вопросам социальной поддержки населения, и рассмотрение, а также учет письменных, устных обращений и заявлений граждан.

·      Контролирует своевременность и полноту идентификации рисков в рамках сферы деятельности;

·      Выявляет возможные случаи возникновения риска, реальных или потенциальных, отрицательных тенденций, свидетельствующих об усилении риска, анализ факторов, вызывающих риск, и оценка масштабов предполагаемого убытка;

·      Ищет способы предупреждения риска и реагирования на них;

·      Проводит мониторинг выполнения мероприятий по устранению и снижению вероятности и нежелательных последствий рисков, информирует вышестоящего руководителя;

·      Обеспечивает недопущение использования информации, доступ к которой предоставлен в связи с исполнением должностных обязанностей, в целях получения выгод, в том числе через посредников;

·      Сообщает руководству о фактах коррупционных действий;

·      Обеспечивает недопущение проявления взяточничества и коррупции в Службы.

·  Осуществление иных функций, предусмотренных законодательством Республики Казахстан и внутренними нормативными документами Общества.

Требования:

·      Знание основ правил охраны недр и окружающей среды;

·      Знание Правил и норм безопасности и охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;

·      Знание Правил и норм в области гражданской защиты, и производственной безопасности;

·      Знание Закона РК «Об акционерном обществе», Закона Республики Казахстан «О Фонде национального благосостояния» и Закона «О недрах и недропользовании»;

·      Знание Трудового кодекса РК;

·      Знание Закона РК «О пенсионном обеспечении»; Закона РК «О занятости населения»; Закона РК «О персональных данных и их защите»;

·         Знание стандартов документирования/администрирования и управления документацией.

Условия:

• Высшее профессиональное образование в области экономики/корпоративного менеджмента, юриспруденций/финансов;
• Опыт работы не менее 5 (пять) лет, не менее 5 лет на аналогичных должностях, на руководящих должностях не менее 3 (три) лет;
• Предпочтительно наличие дипломов и сертификатов, подтверждающих профессиональное повышение квалификации в области ведения документооборота и делопроизводства (курсы, семинары, тренинги).
• Место нахождения Общества: Кызылординская область, Жанакорганский район, п. Шалкия.
• Официальное трудоустройство на Конкурсной основе.
• График работы: 5/2.

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист
• Магистр

Обязательно знание языков

• Английский (Выше среднего)
• Казахский (Продвинутый)
• Русский (Продвинутый)