Обязанности:

• Разрабатывает и актуализирует внутренние нормативные акты (Правила, Положения, Порядки, Положения, Инструкции и т.п.), регулирующие деятельность в области документирования, документооборота, осуществляет их согласование в установленном порядке;
• Регистрирует входящую корреспонденцию (в системе электронного документооборота), ставит ее на контроль, распределяет поступающую документацию согласно решения руководства по структурным подразделениям/исполнителям;
• Принимает документы, отправленные по электронной почте и факсу;
• Контролирует своевременное исполнение входящих документов, регулирует ход их исполнения;
• Анализирует состояние вопросов и уровень исполнительской дисциплины по исполнению входящей документации, регулярно информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения документов, готовит информацию для руководства об исполнительской дисциплине;
• Принимает исходящую корреспонденцию и регистрирует ее, ведет учет и обеспечивает хранение;
• Контроль оформления исходящих писем в системе электронного документооборота;
• Принимает обращения (заявления) физических и юридических лиц, регистрирует их, ведет учет и обеспечивает хранение;
• Контролирует своевременное исполнение обращений (заявлений) физических и юридических лиц и регулирует ход их исполнения;
• Анализирует состояние вопросов и уровень исполнительской дисциплины по исполнению обращений (заявлений) физических и юридических лиц, регулярно информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения документов, подготавливает информацию для руководства о исполнительская дисциплина;
• Формирует и администрирует бюджет по своему направлению;
• Осуществляет регистрацию, учет, выдачу и хранение приказов руководства по основной деятельности, контролирует исполнение;
• Анализирует состояния вопросов и уровень исполнительской дисциплины по исполнению приказов руководства по основной деятельности, информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках выполнения, готовит информацию руководству по исполнительской дисциплине;
• Подготавливает исходящую корреспонденцию к отправке курьерскими службами, информирует о движении и доставке исходящей корреспонденции, контролирует сроки ее доставки;
• Ведет учет и выдачу бланков структурным подразделениям, составляет акты об их уничтожении;
• Обеспечивает развитие системы электронного документооборота через анализ текущих бизнес-процессов;
• Координирует работу с разработчиками системы электронного документооборота по улучшению функционирования системы электронного документооборота.

Требования:

• Опыт работы в сфере документационного обеспечения и делопроизводстве: не менее 5 лет
• Опыт административной работы
• Образовование: Управление документами, юридические исследования и другие гуманитарные науки
• Наличие профильных сертификатов приветствуется
• знание законодательства в области делопроизводства и делопроизводства;
• знание принципов работы систем электронного документооборота;
• знание программ Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio

Обязательно знание языков

• Английский (Профессиональный)
• Казахский (Профессиональный)
• Русский (Профессиональный)