Ведущий специалист службы корпоративного секретаря (аутстаффинг)

В АО НК «КазМунайГаз» требуется Ведущий специалист службы корпоративного секретаря (аутстаффинг)

Требования:

Образование:

• Высшее юридическое и/или экономическое и/или в области менеджмента

Опыт работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности:

• Не менее 5 лет

В должности корпоративного секретаря или в службе корпоративного секретаря:

• Не менее 3 лет

Требования к наличию лицензий, сертификатов и др.

• Желательно наличие Сертификата корпоративного секретаря (программа РК) и/или иной международно-признанной профессиональной квалификации корпоративного секретаря

Требования к знанию государственного и/или английского языков 

• Владение английским языком (желательно, уровень "В" по системе IELTS или аналогичное), казахским языком (не ниже уровня "А2" по системе КАЗТЕСТ или аналогичное).

Знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• Знание нормативных правовых актов Республики Казахстан, в том числе обязательно: Закон "Об акционерных обществах", Закон "О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью", Закон «О Фонде национального благосостояния», Закон "О персональных данных и их защите", Закон "О противодействии коррупции", документы, устанавливающие требования к делопроизводству, и пр.;
• Знание применимых к деятельности Службы документов, регулирующих корпоративные отношения и делопроизводство в КМГ, в том числе обязательно: Устава КМГ, Кодекса, Стратегии развития КМГ; Правил подготовки и внесения материалов к заседаниям СД и/или его Комитетов; Регламента по делопроизводству КМГ; Положения об оценке деятельности СД, Комитетов СД, Председателя, членов СД, корпоративного секретаря КМГ; Положения о СД, Положений о Комитетах СД, Положения о Правлении КМГ, Положения о корпоративном секретаре КМГ, Положения о Службе внутреннего аудита КМГ, Кодекса деловой этики, Политики по корпоративной системе управления рисками, а также в области требований АО "Казахстанская фондовая биржа" по раскрытию информации для эмитентов;
• Знание внутренних документов и корпоративных стандартов Фонда, распространяющих действие на КМГ, в том числе обязательно: Правил по формированию составов совета директоров компаний Фонда, Корпоративный стандарт по выводу нестратегических активов (дивестиции) организациями, входящими в группу Фонда, Правил согласования назначения и досрочного прекращения полномочий руководителей исполнительных органов юридических лиц, все голосующие акции которых прямо или косвенно принадлежат Фонду, Корпоративного стандарта по управлению человеческими ресурсами группы Фонда, Корпоративный стандарт инвестиционной деятельности Фонда и юридических лиц, более пятьюдесятью процентами голосующих акций (долей участия) которых прямо или косвенно владеет Фонд, Политики по взаимодействию с портфельными компаниями Фонда; Корпоративные стандарты (Референсные модели) в области корпоративного управления, комплаенс, устойчивого развития;
• Знание специфики деятельности и основных бизнес-процессов группы компаний КМГ;
• В области основ системы управления рисками и системы внутреннего контроля КМГ;
• В области пожарной и экологической безопасности;
• В области интегрированной системы менеджмента качества, охраны окружающей среды, охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, устойчивого развития, информационной безопасности.

Навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• Навыками сбора, систематизации и анализа информации, письменной и устной коммуникации;
• Аналитическиe, коммуникативные, организационные способности; навыки стратегического мышления и управления изменениями;
• Навыки работы в программах: MS Word, MS Excel, Power Point, BoardMaps, Directum RX и др., использования современных технологий, средств коммуникации;
• Навыки планирования работы и определения приоритетности задач;
• Навыки обработки и анализа большого объема данных и выработки заключений на их основе;
• Умение работать в команде, коммуникабельность, открытость, честность, стремление к непрерывному усовершенствованию качества выполняемой работы;
• Систематизация, анализ, обобщение и изложение информации, относящейся к разным сферам деятельности КМГ;
• Ведения деловой переписки по вопросам основной деятельности;
• Владение английским языком (желательно, уровень "В" по системе IELTS или аналогичное), казахским языком (не ниже уровня "А2" по системе КАЗТЕСТ или аналогичное).

Функциональные обязанности на данной должности:

• Работа с материалами по вопросам повестки дня ОСА, в том числе осуществление контроля оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений, наличие перевода, соответствие содержания требованиям применимым документам в части процедур принятия решений, наличие оснований для внесения и принятия решения ОСА) материалов, подготовленных структурными подразделениями КМГ к ОСА, предоставление акционерам доступа к материалам. Обеспечение соблюдения процедуры и порядка принятия решений.
• Взаимодействие с членами СД и менеджментом по вопросам организации ОСА, в том числе своевременное извещение акционеров о созыве ОСА в соответствии с процедурами, предусмотренными законодательством, Уставом, Положением об ОСА и Кодексом. Надлежащая, своевременная и точная подготовка и оформление протоколов ОСА, приложений к ним, обеспечение их согласования и подписания, а также выписок (выдержек при необходимости) из протоколов ОСА, а также обеспечение соответствия электронных версий выписок из протоколов ОСА оригиналам, предоставление электронных версий в строгом соответствии с порядком, определенным внутренним документом Службы, утвержденным корпоративным секретарем; формирование повесток ОСА;
•  Работа с материалами по вопросам повестки дня заседаний СД, в том числе осуществление контроля оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений, наличие перевода, соответствие содержания требованиям членов СД, применимым документам в части процедур принятия решений, ранее данным поручениям СД, наличие оснований для внесения и принятия решения СД) материалов, подготовленных структурными подразделениями КМГ к заседаниям СД, предоставление членам СД доступа к материалам. Обеспечение соблюдения процедуры и порядка принятия решений.
• Взаимодействие с членами СД и менеджментом по вопросам организации заседаний, в том числе своевременное извещение членов СД и/или приглашенных на заседания СД лиц о созыве СД в соответствии с процедурами, предусмотренными Уставом, Положением об СД и Кодексом. Надлежащая, своевременная и точная подготовка и оформление протоколов заседаний СД, приложений к ним, обеспечение их согласования и подписания, а также выписок (выдержек при необходимости) из протоколов заседаний СД, а также обеспечение соответствия электронных версий выписок из протоколов заседаний СД оригиналам, предоставление электронных версий в строгом соответствии с порядком, определенным внутренним документом Службы, утвержденным корпоративным секретарем; формирование повесток заседаний СД;
• Совершенствование деятельности СД путем реализации соответствующих мероприятий, предусмотренных планами по совершенствованию корпоративного управления в КМГ, планами работы Службы; выполнения рекомендаций, полученных в рамках мероприятий Фонда с участием СД его портфельных компаний (в соответствии с распределением, установленным планом работы Службы, утверждаемым корпоративным секретарем);
• Контроль за качеством, сроками и полнотой исполнения решений / поручений акционеров (в рамках компетенции), СД, подготовка регулярных отчетов об исполнении решений / поручений, данных на заседаниях СД и внесение указанных отчетов на рассмотрение соответствующих органов КМГ. Обеспечение соблюдения членами СД процедур, направленных на обеспечение прав и интересов акционеров; взаимодействие с третьими лицами, акционерами, со структурными подразделениями и дочерними и зависимыми организациями КМГ (далее - ДЗО), стейкхолдерами, в части выполнения своих полномочий;5) Разработка, совершенствование и обеспечение актуальности документов, регламентирующих деятельность СД, Службы, а также структурных подразделений КМГ в части взаимодействия с СД, его Комитетами, акционерами; выявление областей для совершенствования в деятельности СД и своевременное внесение предложений;
• Обеспечение надлежащего рассмотрения соответствующими органами КМГ обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров, осуществление контроля за своевременным рассмотрением таких обращений, включая подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях СД и КА, а также на рассмотрение ОСА. Подготовка ответов на поступающие в адрес СД и/или его членов и/или Службы письма, обращения, запросы и/или требования по вопросам, входящим в компетенцию Службы. Информационное обеспечение деятельности членов СД с привлечением, в случае необходимости, структурных подразделений КМГ, обеспечение максимально возможной информированности членов СД о корпоративном конфликте, урегулирование которого относится к компетенции СД;
• Своевременное и качественное выполнение поручений корпоративного секретаря, планов работы Службы, утвержденных СД, корпоративным секретарем; выполнение иных поручений председателя и членов СД, председателя Правления КМГ в пределах полномочий Службы;
• Планирование работы СД, в том числе формирование Планов работы СД на соответствующий год, их корректировка (при необходимости) и осуществление контроля за их своевременной реализацией; подготовка соответствующих отчетов, подготовка ежегодного отчета о деятельности СД;
• Обеспечение соответствия делопроизводства Службы применимым требованиям. Учет и хранение подлинников документов КМГ по месту своего нахождения, а именно: протоколы заседаний СД и приложения к ним, выписки, материалы по вопросам повестки дня заседаний СД, информации, предоставляемой акционерам и членам СД в рамках заседаний СД, своевременная подготовка и передача документов в установленном порядке в архив КМГ с обеспечением надлежащего режима конфиденциальности;
• Своевременное информирование ответственного структурного подразделения по вопросам в рамках компетенции Службы, необходимым к раскрытию КМГ в соответствии с законодательством, документами Национального Банка РК, фондовой биржи, требованиями акционеров, органов КМГ, внутренними документами, в том числе на корпоративном веб-сайте КМГ;
• Поиск и устранение слабых мест в бизнес-процессах в области делопроизводства, хранения, обращения и учета официальных документов, относящихся к компетенции Службы, непрерывное совершенствование бизнес-процессов Службы и обеспечение непрерывного совершенствования внутренних контролей Службы.
• Своевременное информирование СД обо всех выявленных фактах, препятствующих обеспечению Службой деятельности СД, а также о потенциальных или выявленных рисках в деятельности Службы или СД;
• Мониторинг официального сайта КМГ в части разделов, ответственность за которые возложена на Службу.