Ведущий специалист управления документационного обеспечения департамента сводно-аналитической работы и документационного обеспечения (на период отсутствия основного работника, аутстаффинг)

Требования к образованию:

• Высшее профессиональное образование (гуманитарное/филологическое/экономика/юриспруденция/архивное дело)
•  гуманитарное/ филологическое/ экономика/ юриспруденция/ архивное дело
•  профессиональные сертификаты повышения квалификации в области архивного дела (сертификаты по архивному делу и документообороту, по информационной безопасности, по международным стандартам архивного дела, по правовым аспектам архивного дела – желательно)
•  наличие степени магистра по соответствующему профилю должности/менеджменту/экономике/финансам/МВА/другое (желательно)

Требования к опыту работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности:

•  Общий стаж не менее 7 лет опыта работы в области документооборота или архивного дела, желательно в крупных компаниях или государственных структурах.
• не менее 4-х лет по профилю деятельности/ в области документационного обеспечения 

Знания и навыки, необходимые для исполнения обязанностей:

• Знания в области законодательства о документировании и управлении документацией (в т.ч. Административный процедурно-процессуальный кодекс РК, Законы РК «О национальном архивном фонде и архивах», «О языках в Республике Казахстан», «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях и другие нормативно-правовые акты);
• внутренние нормативные документы в области делопроизводства, учета и хранение печатей и штампов, конфиденциального делопроизводства, архивного дела;
• в области интегрированной системы менеджмента качества, охраны окружающей среды, охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, устойчивого развития, информационной безопасности;
• навыки систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
• навыки сбора, систематизации и анализа информации, составления презентаций и отчетов;
• применение официально-делового стиля изложения при подготовке документов;
• навыки коммуникаций, управления временем;
• владение государственным и/или русским языками, владение английским языком (уровень А1- начальный: Beginner) (желательно).

• Осуществляет мониторинг и контроль своевременного исполнения обращений физических и юридических лиц, а также поручений государственных органов и АО 'Самрук-Қазына' по рассмотрению обращений физических и юридических лиц, поступивших по системе «eOtinish». Взаимодействует с руководителями и исполнителями структурных подразделений и направляет напоминания о неисполненных документах с целью своевременной подготовки и направления ответов по ним. 
• Осуществляет мониторинг и контроль своевременного исполнения обращений физических лиц, поступивших по системе электронного документооборота Directum (далее - СЭД).
• Взаимодействует с руководителями и исполнителями структурных подразделений и направляет напоминания о неисполненных обращениях с целью своевременной подготовки и направления ответов по ним.
• Снимает с контроля в СЭД обращения физических лиц по которым направлен исчерпывающий ответ.
• Подготовка отчетов и информации руководителям структурных подразделений КМГ
• Еженедельно подготавливает и направляет служебные записки в адрес структурных подразделений со списком контрольных документов и поручений, обращений физических и юридических лиц, в том числе поступивших по системе «eOtinish», со сроком исполнения на текущей неделе.
• Направляет еженедельно список неисполненных документов с истекшим сроком исполнения.
• Отрабатывает исполнение с исполнителями, продлевает сроки исполнения и снимает с контроля, если есть исчерпывающий ответ или отработан в соответствии с требованиями Регламента.
• Анализ и проводимая работа по исполнительской дисциплине в КМГ
• Проводит анализ исполнительской дисциплины, выявляет причины несвоевременного исполнения документов.
• Ежеквартально подготавливает информацию о состоянии исполнительской дисциплины с приложением статистических отчетов руководству КМГ.
• Вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины руководству КМГ.
• Консультативная помощь работникам КМГ и ДЗО
• Оказывает консультационную поддержку физическим и юридическим лицам по статусу исполнения их обращений.
• Оказывает практическую помощь работникам КМГ и ДЗО в ходе исполнения документов в системе «eOtinish».
• Управление рискаами и внутренний контроль
• управляет риск-факторами, реализация которых может привести к наступлению риска. Своевременно выявляет, анализирует и оценивает риски, влияющие на достижение поставленных перед ним целей;
• обеспечивает своевременную разработку и исполнение мероприятий по снижению рисков/риск-факторов;
• своевременно уведомляет ответственное подразделение (СУРиВК), своего непосредственного руководителя о любых совершенных или возможных ошибках/недостатках, которые привели или могут привести к потенциальным убыткам, о потенциальных и реализованных рисковых событиях, в порядке и сроки, установленные внутренними документами.
• Выполнение иных функций и поручений
• Выполняет функции замещаемого работника.
• Выполняет иные поручения начальника Управления, главного специалиста; взаимодействует с ЧУ «Samruk Business Academy» по вопросам трудовых отношений.