Жиынтық-талдамалық жұмыс және құжаттамалық қамтамасыз ету департаменті құжаттамалық қамтамасыз ету басқармасының жетекші маманы (негізгі қызметкер болмаған кезеңге, аутстаффинг)

Білімге қойылатын талаптар:

• Жоғары кәсіптік білім (гуманитарлық / филологиялық / экономика / құқықтану / Мұрағат дело)
• гуманитарлық / филологиялық / экономика / құқықтану / Мұрағат дело
• Мұрағат области саласындағы біліктілікті арттырудың кәсіби сертификаттары (Мұрағат дел және құжат айналымы бойынша, ақпараттық қауіпсіздік бойынша, мұрағат ісінің халықаралық стандарттары бойынша, мұрағат ісінің құқықтық аспектілері бойынша – жақсырақ)
• тиісті лауазым бейіні/менеджмент/экономика/қаржы/МВА/басқа (қалаулы)бойынша магистр дәрежесінің болуы

Кәсіби саладағы немесе лауазымның функционалдық бағыттарына сәйкес салалардағы жұмыс тәжірибесіне қойылатын талаптар:

• Құжат айналымы немесе мұрағат дела саласында, жақсырақ ірі компанияларда немесе мемлекеттік құрылымдарда кемінде 7 жыл жұмыс өтілі.
• қызмет бейіні бойынша/ құжаттамалық қамтамасыз ету саласында кемінде 4 жыл

Міндеттерді орындау үшін қажетті білім мен дағдылар:

• Құжаттау және құжаттаманы басқару туралы заңнама (оның ішінде ҚР Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексі, 'Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы', 'Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы', 'электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы' ҚР Заңдары, құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары) саласындағы білім мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда және басқа да нормативтік-құқықтық актілерде);
• іс жүргізу, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақтау, құпия іс жүргізу, мұрағат дела саласындағы ішкі нормативтік құжаттар;
• Сапа менеджментінің, қоршаған ортаны қорғаудың, денсаулықты қорғаудың және еңбек қауіпсіздігін қамтамасыз етудің, орнықты дамудың, ақпараттық қауіпсіздіктің интеграцияланған жүйесі саласында;
• заманауи ақпараттық технологияларды пайдалана отырып, құжаттаманы жүйелеу, есепке алу және жүргізу дағдылары;
• ақпаратты жинау, жүйелеу және талдау, презентациялар мен есептер жасау дағдылары;
• құжаттарды дайындау кезінде презентацияның ресми іскерлік стилін қолдану;
• коммуникация, уақытты басқару дағдылары;
• мемлекеттік және / немесе орыс тілдерін меңгеру, ағылшын тілін меңгеру (А1 деңгейі - бастапқы: Beginner) (жақсырақ).

Функционалдық міндеттер (не жасалады, қандай мақсатта және кім үшін):

• Орындалу мониторингі және бақылау
• 'EOtinish' жүйесі бойынша келіп түскен жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау бойынша жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің, сондай-ақ мемлекеттік органдар мен 'Самұрық-Қазына'АҚ тапсырмаларының уақтылы орындалуына мониторингті және бақылауды жүзеге асырады. Құрылымдық бөлімшелердің басшыларымен және орындаушыларымен өзара іс-қимыл жасайды және олар бойынша жауаптарды уақтылы дайындау және жіберу мақсатында орындалмаған құжаттар туралы ескертулер жібереді.
• Directum электрондық құжат айналымы жүйесі (бұдан әрі - ЭҚЖ) бойынша келіп түскен жеке тұлғалардың өтініштерінің уақтылы орындалуына мониторингті және бақылауды жүзеге асырады.
• Құрылымдық бөлімшелердің басшыларымен және орындаушыларымен өзара іс-қимыл жасайды және олар бойынша жауаптарды уақтылы дайындау және жіберу мақсатында орындалмаған өтініштер туралы ескертулер жібереді.
• ЭҚЖ-ға бақылаудан толық жауап жіберілген жеке тұлғалардың өтініштерін алып тастайды.
• ҚМГ құрылымдық бөлімшелерінің басшыларына есептер мен ақпарат дайындау
• Апта сайын құрылымдық бөлімшелердің атына бақылау құжаттары мен тапсырмаларының, жеке және заңды тұлғалардың, оның ішінде 'eOtinish' жүйесі бойынша келіп түскен өтініштерінің тізімімен ағымдағы аптаның орындалу мерзімімен қызметтік жазбаларды дайындайды және жібереді.
• Орындау мерзімі өткен орындалмаған құжаттардың тізімін апта сайын жолдайды.
• Орындаушылармен орындауды пысықтайды, орындау мерзімдерін ұзартады және егер толық жауап болса немесе регламент талаптарына сәйкес пысықталса, бақылаудан шығарады.
• ҚМГ-да орындаушылық пән бойынша талдау және жүргізілетін жұмыс
• Орындау тәртібіне талдау жүргізеді, құжаттардың уақтылы орындалмау себептерін анықтайды.
• Тоқсан сайын ҚМГ басшылығына статистикалық есептерді қоса бере отырып, орындаушылық тәртіптің жай-күйі туралы ақпарат дайындайды.
• ҚМГ басшылығына орындаушылық тәртіп деңгейін арттыру бойынша ұсыныстар енгізеді.
• ҚМГ және ЕТҰ қызметкерлеріне консультациялық көмек
• Жеке және заңды тұлғаларға олардың өтініштерін орындау мәртебесі бойынша консультациялық қолдау көрсетеді.
• 'EOtinish'жүйесінде құжаттарды орындау барысында ҚМГ және ЕТҰ қызметкерлеріне практикалық көмек көрсетеді.
• Тәуекелдерді басқару және ішкі бақылау
• іске асырылуы тәуекелдің басталуына әкелуі мүмкін тәуекел факторларын басқарады. Алдына қойылған мақсаттарға қол жеткізуге әсер ететін тәуекелдерді уақтылы анықтайды, талдайды және бағалайды;
• тәуекелдерді/тәуекел факторларын төмендету жөніндегі іс-шараларды уақтылы әзірлеуді және орындауды қамтамасыз етеді;
• жауапты бөлімшені (СУРиВК), өзінің тікелей басшысын ықтимал залалдарға әкеп соққан немесе әкеп соғуы мүмкін кез келген қателер/кемшіліктер туралы, ықтимал және іске асырылған тәуекел оқиғалары туралы ішкі құжаттарда белгіленген тәртіппен және мерзімдерде уақтылы хабардар етеді.
• Өзге де функциялар мен тапсырмаларды орындау
• Ауыстырылатын қызметкердің функцияларын орындайды.
• Басқарма бастығының, бас маманның өзге де тапсырмаларын орындайды; еңбек қатынастары мәселелері бойынша 'Samruk Business Academy' ЖМ-мен өзара іс-қимыл жасайды.