Менеджер по административно-хозяйственной деятельности

Должностные обязанности

• Своевременно организовывает мероприятия по обеспечению работников необходимыми основными средствами по номенклатуре ТРУ.
• Осуществляет контроль сохранности основных средств, координирует своевременный ремонт.
• Координирует доставку питьевой воды для персонала структурных подразделений Заказчика
• Своевременно исполняет заявки работников, по номенклатуре ТРУ, закрепленной за работником
• Организовывает работу склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, обеспечению сохранности складируемых ТМЦ, соблюдению правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, закрепленных за работником
• Координирует своевременную логистику и разрабатывает графики поставок товаров, работ и услуг по номенклатуре ТРУ, закрепленной за работником
• Устанавливает связь с потенциальными поставщиками, по вопросам соответствия технических характеристик, маркетинговых цен
• Разрабатывает и согласовывает проекты договоров на закуп ТРУ, условий поставок ТРУ согласно требованиям Порядка по номенклатуре ТРУ, закрепленной за работником
• Организовывает приемку материально-технических ресурсов на склады, проверка их качества, количества и комплектности
• Осуществляет постоянный мониторинг исполнения утвержденного Плана закупок (ПЗ) по курируемым статьям, договоров на закуп услуг или поставку товаров и осуществлять оплату по ним
• Контроль предоставления отчета по местному содержанию по исполненным договорам, закрепленным за работником
• Осуществляет мониторинг реестра договоров, в части своевременного исполнения договорных обязательств
• Осуществляет претензионно-исковую работу, подготовку претензионных писем, собирает материалы по контрагентам нарушивших условия заключенных договоров
• Подготовка прогнозов платежей и сумм к поступлению по заключенным договорам и/или согласно курируемым статьям бюджета
• Контролирует соблюдение лимитов выделенных на отдельные виды административных расходов и норм положенности Заказчика
• Принимает участие в организации хозяйственного обслуживания совещаний, конференций, проводимых в Заказчика
• Разрабатывает новые, а также вносит изменения по обновлению действующих ВНД
• Заключает договора с отелями на организацию проживания командированных работников Заказчика по регионам, закрепленным за работником
• Организовывает и подбирает наиболее благоприятные места проживания командированным работникам (отель, апартаменты) в соответствии с поступающими заявками от структурных подразделений Заказчика по регионам, закрепленным за работником
• Контролирует наличие средств в бюджете Заказчика на соответствующий финансовый год, предусмотренные на представительские расходы
• Осуществляет мониторинг на постоянной основе деятельности в целях повышения эффективности внутренних процессов
• Осуществляет подготовку справочной информации, документов и письменных пояснений по запросу Руководящих работников Заказчика
• Взаимодействует с руководящими работниками дочерних и зависимых организаций (далее – ДЗО) по вопросам административно – хозяйственного обеспечения входящих в компетенцию
• Разрабатывает планы по обеспечению офиса, обеспечивает рассадку работников Заказчика, распределение офисных помещений и распределение офисной мебели
• Обеспечивает эффективность функционирования закрепленных процессов системы менеджмента качества
• Принимает участие в работе комиссий, создаваемых по различным направлениям деятельности Заказчика (по инвентаризации, учёту и т.д.)
• В случае ухудшения эпидемиологической ситуации в стране организовывает мероприятия по обеспечению деятельности офиса, в том числе обеспечение работников средствами индивидуальной защиты, дезинфекции офиса и других
• Контролирует наличие средств в бюджете Заказчика на соответствующий финансовый год, предусмотренные на представительские расходы
• Осуществляет формирование базы данных инцидентов и убытков ДЗО с дальнейшим предоставлением информации в консолидированную базу данных инцидентов и убытков в структурное подразделение, ответственное за управление рисками
• Осуществляет мониторинг объема товарно-материальных запасов, находящихся в ДЗО в рамках компетенции
• Организация учета расхода топлива (ГСМ) и анализ расхода на единицу пробега, контроль за заправками, ведение отчетности по использованию топливных карт, ведение журнала учета ГСМ и контроль соответствия фактического расхода нормативам, осуществление процедуры списания топлива по установленным нормам, выявление и предотвращение злоупотреблений при использовании топлива
• Организация эксплуатации служебных автомобилей, организация планового и внепланового технического обслуживания автомобилей, контроль сроков проведения ТО, технических осмотров, замены запчастей, взаимодействие с сервисными центрами, заключение договоров на обслуживание, контроль качества выполненного ремонта и технического обслуживания, учет затрат на ремонт и ТО, формирование отчетности. Осуществляет мониторинг своевременного текущего и капитального ремонта и обслуживания автотранспортных средств в ДЗО
• Проводит анализ и осуществляет контроль над своевременным исполнением контрольных документов со стороны ДЗО
• Принимает участие в экспертизе тендерной документации Заказчика потенциальных поставщиков ТРУ на определение соответствия требованиям (при необходимости)
• Осуществляет подготовку и предоставление Секретарю Правления согласованных материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение Правления

Квалификационные требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы в сфере административно-хозяйственного обеспечения, управления офисом или (управления инфраструктурой) — не менее 2–3 лет.
• Казахский и русский языки – свободно.

На условиях Аутстаффинга