Должностные обязанности:
• Корректное и своевременное оформление трудовых отношений между работниками Компании и работодателем в т.ч. документации по приемам, переводам и увольнениям работников (прекращение/расторжение трудовых договоров) в соответствии с законодательством Республики Казахсан, соглашениями, коллективным договором, актами и внутренними контролируемыми документами, а также политиками и инструкциями Компании;
• Корректная и своевременная подготовка проектов трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, а также ведение/подготовка документации по личному составу Компании и своевременное подписание работниками перечисленных документов;
• Ведение учета личного состава, карточки Т-2 при приеме на работу нового работника и/или при изменений персональных данных, условий трудового договора и др.;
• Корректное заполнение, ведение учета, хранение трудовых книжек. Выдача трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• Корректное ведение записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих работников;
• Обеспечение полной комплектации личных дел работников, согласно законодательству РК и внутренним требованиям Компании:
- корректное и своевременное формирование личных дел работников в течение трех календарных дней после издания приказа о приеме на работу;
- ведение и внесение в них изменении, связанных с трудовой деятельностью;
- обеспечение хранения личных дел работников (в том числе документы содержащие персональные данные работников) в специальном металлическом файл кабинете под ключ.
- корректное и своевременное составление внутренней описи документов с дальнейшим вложением ее в личные дела работников (при этом специалист должен ее подписать, указать расшифровку подписи и поставить дату составления);
Примечание: доступ к личным делам работников офиса г. Шымкент имеют доступ только Работники отдела кадрового администрирования и Директор департамента по работе с персоналом. Специалист принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения персональных сведений о работниках в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» и внутренними актами Работодателя;
• Использование офисного устройство (оргтехники) Шре́дер для измельчения/ уничтожения испорченных бумаг, черновиков содержащих конфиденциальные (персональные) данные работников и других документов, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных;
• Требование при приеме на работу документов, необходимых для заключения трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом РК;
• Корректное внесение достоверной информации (первичной и не первичной) в электронную базу учета данных персонала, контроль за ее своевременным обновлением и пополнением. Данные должны вноситься в базу своевременно и корректно по приеме на работу, переводе или изменении персональных и других кадровых данных;
• Своевременное ознакомление под подпись работников в соответствующих журналах ознакомления с соответствующими:
‐ Актами работодателя (приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем)
‐ Документами, утвержденными на Наблюдательном совете и на Общем собрании участников, а также с контролируемыми документами, обязательными для ознакомления работниками Компании;
‐ Другими документами (политики, коллективный договор и тп.);
• Формирование электронного архива личных дел работников (действующих и уволенных);
• Ведение учета предоставления отпусков работников: контроль за своевременным составлением и соблюдением графиков отпусков, их утверждением и внесением в них изменений;
• Эффективное взаимодействие с работниками смежных подразделений в пределах своей компетенции;
• Координация процесса издания и утверждения должностных инструкций работников офиса г.Шымкент (далее – ДИ):
Получение проекта ДИ от руководителя структурного подразделения;
заполнение «Общей информации о должности» (в течение 1 дня с момента получения проекта ДИ от руководителя подразделения);
дополнение «Квалификационных требований» утвержденными в Компании квалификационными требованиями и компетенциями (в течение 1 дня с момента получения проекта ДИ от руководителя подразделения);
направление проекта ДИ посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД) на согласование: 1) руководителю подразделения – инициатору ДИ 2) в управление правового обеспечения и 3) в управление корпоративного развития и на утверждение директору департамента по работе с персоналом или уполномоченному на то лицу;
направление ДИ на перевод на казахский язык (при необходимости на английский язык) в течение 1 рабочего дня с даты получения утвержденной ДИ;
ознакомление работников при приеме или переводе на другую должность с копией, утвержденной ДИ с передачей одной подписанной копии на руки работнику и хранением второй копии в ОКА;
должное хранение подписанных ДИ в отдельных папках-регистрах ОКА.
• Корректное и своевременное ведение учета рабочего и нерабочего времени работников: подготовка и оформление приказов по личному составу и отпускам, других актов работодателя по всем кадровым мероприятиям (все виды отсутствия, привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и праздничные дни, ежегодный трудовой отпуск и другие виды отпусков, отзыв из отпуска, командировка, участие в мероприятиях и др.);
• Формирование электронного архива приказов по личному составу, отпускам и командировкам с сохранением копий актов работодателя;
• В рамках соблюдения работниками Компании Кодекса поведения и деловой этики и антикоррупционной политики сбор и проверка заполненных работниками сертификатов (приложений к Кодексу), корректное и своевременное формирование и передача отчетов по сертификации (квартальных и ежегодного к 30 сентября) Офицеру по комплаенс. При этом обеспечить сохранение сконсолидированных (РУДНИК/ШЫМКЕНТ) и подписанных квартальных и годовых отчетов в общей сетевой папке: HR reports\ОТЧЕТЫ ОКА\1. ВНЕШНИЕ ОТЧЕТЫ\СПЕЦИАЛИСТЫ ОКА\СПЕЦИАЛИСТ ШЫМКЕНТ: Ежеквартальный отчет, Ежегодный отчет ;
• Своевременное и корректное ведение воинского учета военнообязанных и призывников в соответствии с законодательством Республики Казахстан и приказом Работодателя о назначении ответственных лиц за воинский учет военнообязанных и призывников.
• Ежемесячное закрытие отчетного кадрового периода:
рассылка (ежемесячно не позднее 20-го числа отчетного месяца) предварительных табелей учета рабочего времени (далее – ТУРВ) в адрес ответственных табельщиков структурных подразделений для заполнения;
проверка ТУРВ после получения от табельщиков на соответствие отработанному рабочему времени и оформленным кадровым мероприятиям;
согласование и подписание ТУРВ посредством СЭД и направление подписанных ТУРВ в Сектор труда и заработной платы (далее – СтиЗ) по СЭД;
составление отчета по табелям и всем кадровым мероприятиям отчетного месяца;
передача посредством электронной почты в установленные сроки (но не позднее 25-го числа каждого отчетного месяца) в СТиЗ 1) отчета по табелям и кадровым мероприятиям, 2) актов работодателя – оснований к кадровым мероприятиям, 3) подтверждающих документов (листы временной нетрудоспособности, медицинские справки и другие документы) для расчета заработной платы работников;
своевременная корректировка отчета по табелям незамедлительно по получении не учтенных или новых кадровых мероприятий с подготовкой и отправкой подтверждающих подписанных актов работодателя и ТУРВ;
своевременная передача в СТиЗ оригиналов листов временной нетрудоспособности, платежных документов по компенсационным выплатам и выплатам материальной помощи в конце каждого отчетного месяца с составлением акта приема-передачи.
• Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
• Корректное составление и своевременное предоставление установленной еженедельной, месячной, квартальной и годовой отчетности в соответствии с утвержденным в Департамента по работе с персоналом (далее – ДРП) графиком отчетности;
• Проверка и анализ состояния трудовой дисциплины в подразделениях Компании, соблюдения работниками правил трудового распорядка;
• Корректная и своевременная подготовка и оформление приказов о наложении дисциплинарных взысканий с предварительным изучением материалов по нарушению трудовой дисциплины или ненадлежащему исполнению трудовых обязанностей;
• Ведение контроля исполнения работниками Компании нормативных правовых актов Республики Казахстан, приказов и распоряжений руководителя Компании, политик Компании по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
• Обеспечение необходимых мер по сохранности/неразглашению коммерческой тайны Компании;
• Предоставление своевременного и корректного ответа на запросы других работников по направлению профессиональной деятельности, предоставление требуемой информации в полном объеме;
• Обеспечение подготовки и предоставления необходимых документов в соответствии с законодательством о пенсионном обеспечении;
• Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков между офисами Шымкент – Тайконур, в частности ОКА;
• Обеспечение сохранности документов ОКА, а также подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
• Осуществление работы по ведению архивного дела в ОКА;
• Организация хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив ОКА;
• Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли (ОКА);
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска (ОКА);
• Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива (ОКА);
• По завершению рабочего дня соблюдает порядок рабочего места, хранение всей документации в отведенных для этого местах (шкафах, тумбах и т.п.);
• При необходимости передача в установленном порядке и в соответствии с условиями трудового договора документов, материалов и др. имущества принадлежащего Компании при расторжении/прекращении трудового договора.
• Своевременный ответ на запросы других работников по направлению профессиональной деятельности, предоставление требуемой информации в полном объеме;
• Обеспечение подготовки и предоставления необходимых документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о пенсионном обеспечении;
• Обеспечение сохранности документов, а также подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
• Своевременное выполнение отдельных поручений и поставленных задач непосредственного руководителя, Генерального директора и при необходимости оперативных, производственных, иных совещаний и других руководителей Компании;
• Обеспечение личного соблюдения актов работодателя, политик, положений, инструкций и других документов Компании касательно трудовой деятельности работника, в пределах своей компетенции;
• Добросовестное, своевременное и качественное выполнение поставленных задач, трудовых обязанностей, в соответствии с трудовым, коллективным договорами, настоящей должностной инструкцией актами работодателя и иными контролируемыми документами Компании, (при отсутствии возможности выполнения в объеме и в срок, либо при возникновении вопросов работник должен сообщить непосредственному руководителю и при необходимости продлить срок выполнения задач, поручений и т.п.).
• Передача в установленном порядке и в соответствии с условиями трудового договора документов, материалов и др. имущества принадлежащего Компании при расторжении/прекращении трудового договора (при необходимости).
• Информирование Генерального директора и/или Офицера по комплаенс Компании и/или обращение на «Горячую линию» АО НАК «Казатомпром» касательно любой информации о готовящемся, совершаемом или совершенном коррупционном правонарушении;
• Информирование непосредственного руководителя обо всех потенциальных рисковых событиях, которые могут негативно повлиять на выполнение должностных обязанностей ведущего специалиста.
Образование:
Высшее образование (юридическое, экономическое, психология, международное право или другое гуманитарное образование)
Навыки:
• Законодательство, нормативные правовые акты
Республики Казахстан по вопросам работы кадрового администрирования ;
• Методические материалы, касающиеся соответствующих вопросов по кадровому администрированию;
• Основы трудового законодательства Республики Казахстан;
• Основы правил охраны недр и окружающей среды;
• Правила и нормы безопасности и охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• Правила и нормы в области гражданской защиты, производственной и радиационной безопасности;
• Тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и квалификационные характеристики должностей;
• Стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации;
• Порядок заключения и расторжения трудового и коллективного договоров;
• Порядок разработки и утверждения должностных инструкций;
• Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
• Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
• Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;
• Основы экономики, организации производства и управления, средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
•
Дополнительно:
•информационная система 1С УПП;
• Владение компьютером на уровне доверенного пользователя, в том числе умение пользоваться специальными компьютерными программами;
• Организация и планирование;
• Эффективное общение
• Сосредоточьтесь на качественных результатах
Знания языков:
Знание, казахского и русского языков – свободно; Знание английского языка – Pre-Intermediate;
Подробнее о вакансии
