Обязанности:

• 1. обеспечивать единый порядок документирования, организовывать работу с документами, контроль исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный архив;
  2. контролировать соблюдение норм делопроизводства и документооборота в Филиале, совершенствование электронного документооборота;
  3. осуществлять первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и своевременную рассылку документов;
  4. разрабатывать номенклатуры дел Филиала, осуществлять ее согласования Государственным архивом г.Алматы и обеспечения ее утверждения;
  5. осуществлять контроль за формированием дел в структурных подразделениях филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  6. осуществлять контроль над правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организация экспертизы ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение, комплектовать ведомственный архив филиала документами по личному составу, документами постоянного и временного сроков хранения; подготавливать и своевременно передавать документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на постоянное государственное хранение в филиалы Государственного архива;
  7. осуществлять запись посетителей на прием к директору филиала;
  8. выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
  9. формировать еженедельную отчетность, внесение данных на аппаратные совещания;
  10. Осуществлять работу по первоначальной обработке, предварительного рассмотрения, регистрации, учета, хранения, доставки и своевременной рассылки документов, в том числе с пометкой «Для служебного пользования;
  11. Согласовывать проекты исходящих писем на предмет правильности оформления в соответствии с установленными в Обществе требованиями документирования (нормоконтроль);
  12. Согласовать проекты распорядительных документов по основной деятельности Общества на предмет правильности оформления в соответствии с установленными в Обществе требованиями документирования (нормоконтроль);
  13. Обеспечивать регистрацию распорядительных документов по основной деятельности;
  14. Осуществлять рассылку распорядительных документов по основной деятельности и ВНД в общем доступе на внутренних ресурсах;
  15. Осуществлять работу по ежедневной постановке на контроль документов в СЭД Филиала, внесение контрольных пунктов поручений/протоколов, планов, распорядительных документов по основной деятельности по мере их поступления;
  16. Проводить проверки структурных подразделений Филиала по вопросам состояния общего делопроизводства, ведения архивного делопроизводства и состояния архивного помещения, ведения мониторинга контрольных поручений руководства Филиала, состояния работы с обращениями лиц;
  17. Проводить регистрацию внутренних нормативных документов (с присвоением идентификационного номера) и ведение перечня внутренних нормативных документов Филиала;
  18. Обеспечивать деятельность Экспертной комиссии, планирование и координацию ее деятельности;
  19. Исполнять запросы физических и юридических лиц по выдаче архивных справок (по фактам работы в Обществе, размеру заработной платы и др.) согласно документам, хранящимся в архиве Филиала;
  20. Проводить работу по ведению данных электронной библиотеки Филиала, своевременное его пополнение и актуализация;
  21. Доводить протокольные поручения аппаратных и рабочих совещаний до заинтересованных структурных подразделений Филиала;
  22. Соблюдение и выполнение инструкции по защите государственных секретов РК;
  23. Обеспечение и соблюдение режима секретности в Филиале;
  24. Несет персональную ответственность за подключение к СВТ телефонов, флэшки, копирование документов, фото и видео съемки.

Требования:

• Высшее образование
• Без предъявления требований к опыту работы.

Условия: